中外秘书比较 串讲笔记
中外秘书比较写作题，仿写第228页，229页，第231页，261页，262页，263页，274页，275页。
第二章
人们把国家和文字的产生，作为秘书工作产生的两个必要条件和基础。
秘书工作基本属性是对领导者的近身综合辅助性，秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。
我们认为，人类社会秘书活动的源头在原始社会。早在原始公社时期，部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。人类领导活动的出现是产生人类秘书性活动的条件和基础，也是人类早期秘书性活动的标志。
外国原始社会秘书生活动萌生：1．部落首领的近身辅助需要。部落首领领导活动的辅助需要，是原始人类秘书性活动产生的直接原因。2原始社会秘书性活动。
中国原始社会秘书性活动的萌生：1．部落首领要的近身辅助需要。2．原始社会秘书性活动。
原始时期的秘书性活动归纳起来，有以下几个方面：一是听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动。纳言已起到了上传下达的沟通作用，并开展了原始时期的社会调查研究工作。二是原始信访活动，可以说用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的意见和建议，就是原始信访活动，也是我国信访工作之源头。三是原始会务活动，一般由巫史等充当会议的操办人、记录人。原始会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。四是记言记行的史官活动，黄帝时期，就有了仓颉、沮诵、孔甲等充当史官。五是占卜预测吉凶的巫祝活动。可以说巫祝是原始社会的重要秘书性人员之一，也是宗教秘书活动的始祖。六是出现了原始文书。相传在伏羲时代就有了契，作为原始社会和私人文书，据《尚书》、《史记》记载，原始时期已有了“典”、“命”、“谟”、“德”、“行”等等公务文书，即以书面文字记载的公务文件。
人类的早期文字——原始文字，在埃及、古巴比伦、印度及中国均有发现，原始部落联盟在四大文明古国均出现得最早而且存在发展了数千年。这就使四大文明古国，最早萌生原始秘书性工作的基础性条件。
中国秘书性活动与外国相比的不同之处：一是中国原始的秘书性活动的遗迹可以为后世所了解，而外国的原始秘书性活动却大多湮灭。二是中国原始性秘书活动的一些重要方法影响着当代的秘书活动，而外国的的原始秘书活动对当代的影响却极小。三是中国的原始文字随历史发展演化为现代中国汉字，古文书也有明显的承继关系；其他古国的文字和文书大都失传了。
东方古国文书的内容：东方古国书从方面记录了当时社会生活的内容。从已经发掘出的历史文件的实证来看，大体有以下几方面：1、宗教文书，两河流域和古埃及宗教文书以宗教祭祀活动内容为主，实际上是古奴隶制国家祭祀会议留下的会议文件和会议记录。2、国王纪年文书、3、经济文书、4、军事和外交文书、5、法典文书：著名的法典文书有汉穆拉比法典、亚述法典、赫梯法典、苏美尔法典、俾拉拉玛法典等。汉穆拉比法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律，对后世有较大的影响，是研究古巴比伦时代历史的重要资料。从这些法典文书可见当时的秘书性官司吏在撰拟文件的语言表达、文书体式、内容把握上，均有了一定的业务水平。6、科技文化文书。
伊文斯根据泥板文书书写比较规范统一、字迹清晰等特点分析，古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员——“司书”。
古希腊文书档案，从已经发掘出的文物来看，古希腊奴隶制国家以不同形式流传下来的文书，大体有以下几种：1、题铭文书，希腊历史之父希罗多德曾广泛地利用题铭文书，撰写了一部《希腊波斯战争史》。2、神庙文书，它标志着古希腊集中保管国家文书档案的开端。将贵族文书档案保存在太阳神庙内，太阳神庙设有祭司，具有预言者的职能。凡是征战、出航、缔约和其他重要活动，祭司作为预言者均要预先做出预言，日积月累，形成了预言书或秘密书。3、王国文书 公元前4世纪未，文书档案基本上归王室统管，它标志着奴隶民主制的瓦解和神庙文书档案时代的结束。古希腊的《预言书》对古罗马的秘书性工作影响较大。由此，以《预言书》为主体，及查看《预言书》的有关情况的记录，就形成了古罗马的第一批文书档案，而查阅和记录查阅有关情况的专职人员，就形成了古罗马的秘书性工作人员之一。古罗马书有以下类型：1、贵族神庙文书 这些记录的积累形成祭司文书，也就是贵族神庙文书档案的重要来源。贵族神庙文书档案的内容：一是大祭司团文书档案，包括解决神法、家族法方面的问题的文书等。二是占卜祭司文书档案，即军事、外交及其他重要国家活动预卜吉凶的有关材料，即长官上任、开庭审判、军队出征、民众大会等活动进行占卜吉凶的记录。三是军事外交祭司文件档案，如宣战令、条约等。四是贞女祭司文书档案。2、平民神庙文书档案3、国库文书档案、执政者十分重视，将此类文件与国家重要财物存放在一起，文件档案的管理比较规范，可以说是欧洲历史上出现的最早的比较正规的文件档案管理。4、统一国家文书档案5、皇帝文书档案、夏王朝的左史、右史、巫、遒人、秩宗等，均为秘书性人员。左右史负责记录国家重大活动和国王言行，掌管机要史科。遒人承掌王命的传达发布。秩宗及巫祝是国王与鬼神沟通的“解释天意”的使者，主掌占卜、祭祀等宗教活动，是夏君主身边影响力很大的秘书性人员。从已经掌握的历史文献资料看，“誓”是我国最早的国家文书。商代的国家秘书性工作也较夏王朝有了发展，所谓六太、五官、六府之官中，其中不少就是操办秘书性工作的人员。如六太中的太宰，是商王的近身助手，总管庶和机要（后发展为宰相或丞相）；太史负责起草商王命令，发布文告，近似国王的秘书长；太宗负责宗庙祭祀事宜；太祝主持礼仪会务；太卜掌管占卜并记录占卜情况；太士承办敬神事务。作册史官，负责制作册命文书、保管册命并宣示王命，相当于商王的机要秘书；记事史官负责记录商王言行、朝政大事、保管典籍、观察天象、记录历法等等，主要承担文书档案工作。商王朝末年还出现了国家中央秘书机构，称之为太史寮，其长官为太史，下管辖有不同层次、不同分工的史官。
按文书的载体分，商王朝的文书可分为三类：一是甲骨文书。二是金文文书。三是简牍文书，商王朝的国家秘书性工作，已经初创了一些管理制度：一是确立了国家公文格式。二是初步建立了国家文书归档保管制度。三是太史寮内秘书性人员有了初步的分工，各司其职，并有负责长官统一进行管理。《尚书》为我国最早的公务文书汇编本；随着西周王朝社会的发展，其国家秘书性工作也有所发展。一是秘书性工作的分工更加明确，出现了“卿事寮”和“太史寮”，太史寮则是为王室服务的秘书处；二是巫史分离，史官司地位升高，成为西周王室和地方政府重要的秘书官员；三是西周凡官署皆设史，其办文辅政的秘书性工作更为普遍，史官秘书性人员有千人之多；四是西周专设了“天府”收藏保管国家公务文书，并实行了副本存制度；五是西周的保密制度有所加强，文书档案无关人员无法窥见，盗窃者即受严刑处罚；六是形成了采风调查制度，派官员深入民间以观政，考察民情民俗，了解礼仪法度实施情况；七是四周的秘书性工作有了初步的规则。四周还出现了公文用印制度，以加盖印章强化官司府的权力和信用。
中外奴隶制国家秘书性人员的职能活动既有相同之处，又有差别。 相同相近之处：一是职能地位比较确定，均是奴隶制国家最高统治者身边的综合辅助者。二是职能范围比较明确，中外奴隶制国家秘书性工作均围绕实施奴隶占有制统治展开办文辅政活动。三是素质要求比较相近，无论是中国的巫史等秘书性人员，还是外国的司书、祭司及其他名称的秘书性人员都要求有较高的文化水平，具有一定的使用文字的能力，并富有政治统治的经验，要求其对最高统治者忠诚等。这些素质要求，对后世有重大影响。四是在“君权神授“观念的影响下，奴隶制国家秘书性工作均带有一定的宗教色彩。五是占卜在奴隶制国家秘书性人员办文办会办事中是一个重要环节，也是秘书性人员发挥辅政作用的重要手段。六是国家秘书性人员的任用，大多受贵族继承制的影响，采用世袭制。七是秘书性人员对其辅佐对象的人生依附关系已经确立，这一关系一直沿袭至封建社会。这一关系的形成和发展，对后世秘书性工作有着极大影响。
国家公务文书的异同，1.相同相近之外，中外奴隶制国家公务文书的相同之外，具体体现在以下方面：一是基本内容，均反映了当时奴隶制国家社会生活状况和国务管理活动。二是对国家文书档案均极为重视，视为神物和珍宝，中国的甲骨档案珍藏在王室的宗庙、社稷中，作为国家权力的象征和王权统治的精神支柱。外国奴隶制国家的文件档案也大多密藏于神庙和王国宝库，与黄金宝物收藏在一起，作为国家统治的重要资本和凭证。三是对文书档案的管理随时代发展越来越严格，越来越重视保密。四是奴隶制国家的文书已开始了用印制度。2.不同之处，中外奴隶制文书方面的不同之处表现在以下方面：一是文书载体的不同。都曾使用过石头文书，但中国奴隶制国家夏、商和西周王朝主要是以龟甲兽骨为载体的甲骨文书、以竹木为载体的简牍文书、以青铜为载体的金文文书；而古埃及、古巴比伦及古希腊、古罗马主要是以泥板为载体的泥板文书和以纸草为载体的纸草文书，古印度还使用过以贝叶为载体的贝叶文书。文书载体的不同，主要是各国载体资源条件和开发利用水平以及使用习俗不同决定的。二是文书保管体制上的差别。三是文书文体的分类不同。四是国家文书使用文字语言发展的不同。五是国家文书与宗教文书关系上的差别。
第三章
教会活动中的秘书性工作
教皇文件档案，是教皇在主持教务中产生、利用和保存的文件档案。4世纪，在圣．罗伦萨大教堂里建立了最早的教皇文件档案馆，后来又修筑了多处教会文件档案馆。教会活动中的秘书性工作有以下特点：一是办文办会办事以宗教名义，但活动的内容涉及至社会各个领域，对当时的社会生活有极强的参与性和影响力；二是秘书性工作台的辅助对象虽是教会首领，但并非仅局限在对某一领域的辅助，它有对教会首领的管理具有综合辅助的职能；三是教会秘书性人员虽是基督教徒，但对世俗经济、政治、文化、科学等均有广泛的接触和深入的了解，只有这样，才能适应教会首领的辅助需要；四是教会文件档案虽是教会活动中产生的，主要为教务管理服务，但其中包括大量教会与世俗封建主交往的文件材料，如参与世俗社会活动的文件材料，以及世俗人士请求教会保管的文件材料，因此，它也具备直接为世俗封建统治服务的职能。
与西周秘书性工作比较，春秋战国时期的秘书性工作出现以下变化：一是新兴的地主阶级子弟“士”不少人充当了诸侯国君身边出谋献策、草拟文书的秘书性官吏；二是采用了新的文书载体，除了一部分继续使用甲骨文书外，普遍采用了木、缣帛等新的书写材料；三是政务记录已形成制度，不仅记录君主言行，一切政务要事均要记录，并抄录副本多份，客观真实地反映事实已形成传统；四是文书种类有所发展；五是保密制度有所加强，创建了封泥制度；六是文书档案拓宽了利用范围，除了作为统治施政的工具外，还用作传授知识的工具和编写典籍、史册的材料。
秦汉王朝的秘书性工作在以下方面出现新变化：一是皇宫内秘书性工作与政务秘书性工作分开；二是秘书性机构和人员进一步扩大；三是中央秘书性工作的分工；四是地方政府、监察系统及军事组织也配备了秘书性人员。五是秦汉统一了文字，在秦始皇推行“书同文”后；六是书写材料的进步；七是形成了更为规范的秘书工作制度；八是文书档案的管理进一步加强；九是对秘书性官吏的选任采用了任命、察举、征召、辟除等多种形式，这对先秦史官秘书性人员的世袭制是一大进步；十是创办了培养秘书性人员官吏的学校，如“太学”、“鸿教门学”等。还形成了对秘书性官吏的考核办法，如秦王朝的“五善”、“五失”考核法，汉代的“常课”和“集簿”的考勤考绩办法等。到了战国时期，宗室或有功大臣，由于这时的领主的治民权受到限制，其领主的秘书性人员活动的范围也较小，更具领主的管家的性质，主要处理领主家族日常事务。秦以郡县制取代了分封割据的势力，这时封建领主的秘书性工作台的领域更小，大多类似管家或账房先生，主要协助封建主管理家族内部事务。
封禅中的秘书性工作，实际上是盛大祭典会务组织，人、财、物准备，往返路线、交通、食宿安排，祭祀程序的筹划，祭祀文稿、各种文件的撰拟和发布，祭祀活动的记录等纷繁的办文、办会及办事工作。封禅要耗费巨额财力物力人力，劳民伤财，造成极大的财政负担。就秘书性工作而言，它标志当时秘书性官吏的综合组织能力，系统安排事务的能力，办文、办会、办事的综合业务水平，已达到前所未有的高度。儒学对春秋战国及两汉时期的秘书性官吏的价值观、道德观及文化水平的提高，均有极大的影响。
王国秘书性工作的异同
中外封建社会早期封建王国秘书性工作的相同相似之处，其一，在时代基础和历史发展过程上有相似之处。其二社会环境有相似之处，都出现了封建土地所有制，封建主对大部分土地的垄断占有和对直接生产者的不完全占有，决定了封建阶级与农民之间的矛盾已逐渐上升为社会的主要矛盾。其三，封建国家政权是封建主阶级的压迫、剥削劳动人民的机关。其四，秘书性人员的职能地位相似。其五，职能活动大体相近。其六封建国家秘书性工作的领域也大体相同。
国家公文载体的差异。欧洲封建王国的公文载体，虽然在奴隶社会使用泥板、纸草的基础上有所发展，开始使用羊皮纸，但总体上仍停留在以粗加工的自然物为公文载体的基础上。中国这一时期国家公文载体除了沿袭奴隶社会的甲骨、青铜器等到为载体外，还普遍采用了奴隶社会后期已经出现的竹木简牍为载体，出现了质地轻柔便于携带传递书写的缣帛为新的书写材料，出现了毛笔书写工具，特别是汉代造纸术的发明，是人类书写载体的一次划时代的革命，它对人类文明的进步做出了伟大的贡献。中国这一时期对自然物质精加工制造书写载体的科学技术水平远远领先于世界其他国家。
国家公文文体发展水平不同。国家公文文体种类的丰富是国家管理水平和秘书性工作水平的一个综合标志。
秘书性工作的传统不同，中国国家秘书性工作代代相传有秉笔直书的的客观求实的传统，秦汉王朝又有“五善”、“五失”、“常课”、“集簿”等考核体制，逐步养成了严谨规范的传统。
封建领主的秘书性工作的异同
中国和欧洲国家都存在过封建领主，各封建领主的地位和拥有的特权既有相似之处又有所区别。
1、相同相似之处，中国与欧洲封建领主的秘书性工作的相同相似之处，一是反映在隶属关系上，秘书性人员都是对封建领主存在人身依附的关系，直接对封建领主负责，由封建领主个人给予工作报偿和提供晋升的机会，带有家臣、管家的色彩。二是在工作内容上，除了办理文书档案和参谋辅助外，还要根据领主的需要，管理和操办大量事务，包括财产管理、财务帐目、家族事务等，唯有如此，才能适应封建领主的需要。三是封建领主所重视的文件的大体类型也比较相似。如与君主的往来文件、特权证书、领地籍册、族规、家谱等，均是中外封建领主掌握和运用封建特权的凭证和工具，因而都十分珍视，视为珍宝地世代收藏。四是封建领主的秘书性活动大多以辅助领主管理内部事务为主。封建领地内的经济活动是封闭的自然经济，领主对领地的管理主要是内部管理。因此，其秘书性工作也大，多在领地内部事务管理的领域发挥作用。
2、不同之处，一是对封建王朝相对独立性的程度不同；二是秘书性人员受其封建领主的保护程度不同；三是封建领主的秘书性工作的职能稳定性不同。
宗教活动中秘书性工作的相同相似之外，一是都以传播宗教教义为宗旨，开展办文办会办事等秘书性工作。二是均有一定的宗教组织为活动领域，欧洲以基督教为活动领域，在庞大的教会组织体系内开展秘书性活动。三是均按照一定的宗教活动的程度进行。如在祭典或会议时，往往要对其信奉的神或祖师顶礼膜拜。
第四章
城市秘书性工作的内容包括：一是保管国王或大封建主对城市颁发的各种文件；二是组织操办城市市政长官与封建领主之间为了协调某些矛盾而召开的会议；三是为市政长官草拟城市管理中需要的各种文件、法规，如城市准则、城市商业法、社会事务管理的有关条例等；四是操办城市议会会务，草拟会议文件，作会议记录；五是办理市政日常公务。
当时秘书性工作的内容看，其职能作用已具备现代秘书工作的某些特点。
这一时期欧洲城市秘书性工作。就秘书工作的发展而言，它为欧洲古代官吏型秘书性工作向社会化职业化近现代秘书工作的发展，打下了基础。
王国政权的秘书性工作
如英王亨利一世（1100年~1135年在位）时期建立了中央管理机关——枢密院，设有专司财政的部门，也先后设立具有顾问咨询性质的御前会议，起着枢密院和最高法院的作用。国王腓力四世（1285~1314年在位）为取得反对罗马教廷斗争的胜利，于1302年首次召开了有高级骑士、世俗贵族、富裕市民代表参加的三级会议。它成为国王的咨询机关，也是国王同封建贵族、市民上层结成联盟的形式。
在英国，号称“末日审判书”形成过程中的全国性社会财产调查登记活动，是一次强化王权的有力举措，其中包含着规模空前的内容丰富的秘书性活动。14世纪，法国国王将文书档案专门存在的王宫教堂内，称为“宪典宝库”。“宪典宝库”的建立，一是说明法国国王为了强化王权对文书档案更加珍视；二是标志着政务的纷繁，秘书性工作有了进一步发展，产生了更多文件材料，集中保存国家文书档案也有了重大发展；三是“宪典宝库”的建立对法国国家秘书性人员保管和利用文书档案为国王行政提供服务，有了更为良好的基础性条件。
这一时期封建王国的秘书性工作具有以下特点：一是为强化王权服务的职能作用大为加强，秘书性工作的领域更为扩大，几乎所有王权运用的领域内，都伴有秘书性工作；二是秘书性工作的地位有所提高，文件档案作为王权的象征和标志，被视为黄金宝物由国家统一管理，并作为行使权力的依据和凭证，受到国王的高度重视；三是文书档案的保管更加机密，带有一定的神密性和不可接触性，一般不让参阅，珍藏在王宫或库房等与世隔绝的密室；四是王国的秘书性工作与教会的秘书性工作逐渐分离，国家的文件档案保存在教会的情况已不多见。
封建王朝的秘书性工作：
如秘书令（监），典尚书秦事，颁发敕令；中书省的中书监（中书令、中书侍郎、中书舍人等），起草文书，掌管经籍及秦事；门下省的待中，侍皇左右掌秦事；尚书省的尚书令，掌管文书事务及行政事务。
在这一历史时期，纸张正式成为公文的统一使用的载体。我国造纸术西汉早期已经发明，到东晋末年桓玄下令公文统一用纸张作载体，并为后世沿用。公文用纸张载体，是秘书发展史上的革命性进步。
从梁陈开始，文章有了“文”与“笔”之分。“笔”后来发展为应用文。就是公文形成有别于文学作品的简明务实庄重的文风的发端。隋设内书省，有内书舍人、通事舍人、内书侍郎等官吏，掌管草拟诏令、宣奏等事务；设门下省，有纳言等官吏，掌管诏令审核、驳正；设尚书省，有尚书丞及下属官吏，掌管收发、传令、承办文书等。
唐设中书省，有中书令、中书侍郎等官吏，掌管军国政令、参议政务及章奏文书等；设门下省，有侍书、侍郎、给事中等官吏，掌官出纳帝命、顾问应对、掌机密文件、审议公文、封驳诏命章奏等；设尚书省，有尚书仆射等官吏，掌管朝廷日常行政事务等；后又设翰林学士院，有翰林供奉、翰林承旨等官吏，掌管草拟制诏书敕，协理批答四方章表疏议等；设匦使院，有知匦使等官吏，处理信访事务，使下情上达等。地方政权还设有掌书、判书、孔目、主簿等书性吏员。
唐设政事堂，为三省集体办公议政之处。隋唐建立了以刑律为后盾的一套秘书工作的制度。
宋代的秘书工作制度又有所发展：一是一文一事制度已经在宋开始实行，强调“非一宗事者不得同为一状”，此制度一直为后世沿用。二是形成了“引黄、贴黄”制度，即上行文以黄纸上作补充说明，贴于文尾为贴黄；将内容摘要和日月写于黄纸，贴于文前封皮，为引黄。其目的是便于阅读易解，加速公文办理。三是诏令副署制度，即皇帝下诏前征求重臣意见，由大臣副署。四是公文誉写制度和传递公文改为军邮制度等。
宋代的档案工作也有所发展，设架阁库保存档案。南宋时还设有中央架阁总库，收藏全国重要档案史料。
元及明代前期的秘书性工作
元王朝吸取汉族统治者的经验，设有翰林兼国史院草拟皇帝诏令，下属有翻译机构、礼仪管理机构、文书驿传管理机构、档案管理机构等。明初官制沿袭元代，宫廷内设司礼监宦官秘书性机构。在文书工作方面，建立了公文草拟制度，整治了繁文之弊，对提高公文效率有着积极影响。
国家政权机构秘书性工作的异同
1、相同相似之处
一是秘书性工作的领域扩大。在这一时期英国进行了规模空前的全国社会财产调查登记活动，形成了“末日审判书”。从南宋绍熙元年（1190年）就开始编制土地登记籍册，并在松江编制鱼鳞图册。
2、不同之处
一是时间要素上的差异。二是空间要素上的差异。三是受宗教的影响程度不同。四是文书载体的不同。
城市秘书性工作的异同
1、相同相似之处，具体表现，一是在行政方面均要从事办文辅政的日常事务，充分行政长官的助手，二是均要办理涉及事务和外交文书。三是经济领域的秘书性工作增多。
2、不同之处
封建社会中期，中国与欧洲城市秘书性工作的不同之处，一是城市政务秘书性工作与封建国家的关系状态有所不同。因此，欧洲城市秘书性工作对封建王国具有相对的独立性。二是城市行政秘书性工作的交往渠道和方式有所不同。三是经济领域的秘书性工作专业化程度有所差异，四是秘书性工作与宗教的关系不同。
宗教秘书性工作的异同
1、相同相似之处
一是辅助对象和基本职能相似。二是内部事务方面相似。三是在指导思想上有相似之处。四是都要协助宗教首脑与官府往来。
2、不同之处
一是介入世俗社会生活的程度不同。二是介入世俗社会生活的方式不同。三是与封建国家政权的关系不同。
第五章
英国枢密院原是英王的私人顾问机关，也是代表王权的最高行政机关，后演变成为协助国王处理立法、司法和行政事务的中央政府机关。1688年“光荣革命”后，实行《权力法案》限制王权，扩大议会权利，逐步确立了君王立宪政体，枢密院失去了实际权力，名义上虽仍是英国的最高行政机关，实际上的职能主要是主持王室典礼、内阀就职仪式，处理某些上诉案件，宣布议会的召开、休会和解散，对外宣战或媾和以及发布内阁制定的部分政府命令等。
殖民扩张活动中的秘书工作
如英国成立了东印度公司和在其他地区设立的海外贸易公司；荷兰成立了东印度公司和西印度公司；葡萄牙向印度派驻了总督，西班牙设立了印度事务部。1681年西班牙将40万条以上的法令精简为6377条，编成《印度等地法律汇编》，秘书人员在精简和汇编过程中做了大量工作，使这部法律汇编成为后来英、法、荷制定殖民地法令的范本。
在英国像商业拓殖家公会一类的带有行会色彩的规约性商团，其秘书性人员主要是办理公会日常事务，在商务各独立经营的企业之间沟通信息协调关系，通过操办会务，草拟并组织讨论、通过签定各种契约，维护商团的共同利益。
以英国东印度公司为代表的资本主义股份公司，其秘书性工作更为繁多。
西汉汉武帝时，中央官员划分为“外朝”和“中朝”两大系统。到明代，废除中央中书省及丞相制，以六部分理全国政务。设通政司，掌收天下文书，在各中央机关间发挥协调作用，内阁实际上是皇帝掌管国政的办公厅。清王朝封建君主集权远远超过以前历代王朝。内三院为辅佐皇帝处理军政机务的机关。它的成立标志着议政处权力开始削减。
国家机关秘书性工作
尚宝司负责皇帝印玺的使用，中央六部和大理寺内各设司务厅，置司务为长官，掌管公文的收发、登记、检查、催办等事。户、刑内部事务较繁，经历司、照磨所与中央同类机构职能相同，理同所也是处理案牍的秘书性官吏。府衙门内也设有经历司、照磨所。县衙门以主薄为秘书性人员的负责人，下设有典史等秘书性人员。
在清代，中央政府专设理藩院掌管少数民族事务和外交事务，特命王公、大学士兼理院务。其直属秘书性机构有满档房、汉档房、蒙古房、司务厅、当月处、督催所等。
国家机关秘书性工作的异同
1、相联相似之处
一是秘书性机构的渊源大体相似。二是服务对象的相似之处。三是工作内容的相似之处
2、不同之处
一是在隶属机关上存在差异。二是服务对象的差异之处。三是业务内容和工作方法上存在差异。四是国家行政中枢秘书性机构的体制不同。
二、对外事务中秘书性工作的差异
1、相同相似之处
一是中国与西方外交秘书性工作的增多，是社会发展的客观要求。二是中国和西方外交秘书性工作均是为国家推行外交政策服务的。三是中国与西方国家的外交秘书性工作，均是国家外交事务中不可缺少的环节。四是外交活动促进了秘书性工作的发展。
2、不同之处
一是反映在主动与被动的差异上。二是反映在攻势与守势的差异上。三是反映在外交的立足点的差异上。
第六章
法国大革命胜利后的秘书工作
在抓住了政权和军权后，立即组织秘书班子草拟了《人权宣言》，并在议会通过了这一确立人权、法制、公民自由和私有财产权等资本主义基本原则的文件。在“国民会议组织条例”的最后一章规定成立国民会议文件档案馆，并从议员中选出馆长，由议长、会议秘书、馆长分掌文件档案馆的三把钥匙。
法国大革命中的秘书工作，为推行革命措施，发动群众，打击封建反动势力，发展革命形式，巩固新生政权，起到了不可低估的作用。采取了一系列秘书工作改革、特别是批准了卡缪起草的国家档案馆条例。这个条例是近代史上关于档案的第一个重要文件，按此条件建立的国家档案馆也是历史上第一个具有近代意义的档案馆，它具有全国性，公开为全国公众服务。
巴黎公社的秘书工作，具有为无产阶级服务的鲜明的阶级特征。其特征具体表现在以下方面：一是为夺取无产阶级政权服务，二是为组建无产阶级政权机构服务。三是为打击阶级敌人服务。四是为保持无产阶级本色服务。五是为维护人民的根本利益服务。六是为发展无产阶级事业服务。
西方国家近现代秘书工作的发展
一是秘书部门的地位得到巩固。二是国家秘书机构的负责人一般都是决策层的重要成员，三是国家秘书工作的分工得到进一步发展，出现了政治秘书、安全事务秘书、文化事业秘书、宣传事务秘书。四是政权首脑一般都配备有个人专职秘书或为首脑个人公务服务的秘书班子。五是国家机构中的秘书人员的素质得到进一步的提高，要示熟悉文书、内政、外交、军事、经济、文化等专业管理方面。六是秘书办公工具的变革。随着印刷机、打字机的出现。
秘书工作的分支发展
秘书工作出现了分支发展。具体体现：一是由秘书的参谋咨询功能，发展成为专司参谋咨询的机构和专门从事参谋咨询有偿服务的中介机构。二是由秘书办文办会事务，发展成为对顾客提供办文办会服务的秘书事务所。三是出现了秘书行业组织，如秘书协会。美国、英国、法国等国家都先后出现了秘书协会。另外，在秘书分类、秘书工作内容的拓展方面，都出现了前所未有的发展。
晚清，民间还出现了专门培养幕僚的私人开办的学校——“幕馆”。
为了便于文件处理，在天京设立了“诏书衙”，专门管理公文和缮写公文。公文撰制过程由负责制发公文的侯爵官员定稿，呈送翼王审核，准行则送诏书衙缮写。太平天国专设了公文传递机构“疏附衙”，每隔三五十里置一所，每年驿递员二古十名不等。
南京临时政府的秘书工作
根据《临时政府组织大纲》，总统府设秘书长一人，由临时大总统直接任命，胡汉民被任命为首任大总统府秘书长。
南京临时政府时期的秘书工作改革，首先在公文称谓上，废除“大人”、“老爷”等封建称谓，规定一律称现在职务名称，普通民众则称“先生”或称“君”。二是规定凡发文必须盖印、签名。三是公文文尾均要以公元署年月日，改变原来不署年月日或用阳历署年月日的做法。四是改革公文文体，废除封建王朝使用过的制诏诰敕题奏表笺等文体，尽可能地简化公文。五是高度重视人民来信。总统府秘书处在总统府东西栅门处设立揭示处，专门公布对人民来信的批答处理情况。凡人民群众对总统府提陈的建议，或要求解答、解决问题的信用，以三日为限做出处理。
南京临时政府的秘书人员主要有秘书长、秘书处长、秘书、顾部、参事、书记长、书记员、文牍员、公牍员、监印员、收发员、记录员、缮写员、电务员、译员、编制员、调查员、应接员、录事、文书、司书及副官等等。一般来说，顾问、参事是总统、部长、都督等行政主官的高级参谋和辅佐人员。
南京临时政府，它的行政体制具有近代鲜明的反封建性和资产阶级民主性，其秘书工作，首开中国现代国家秘书工作之先河，秘书工作运作中同样体现了反封建的民主思想。
北洋政府的秘书工作
北洋军阀政府国务院的秘书机构是中央政府的秘书机构，国务院的秘书机构主要是秘书厅。秘书厅还有以下人员：秘书，协助秘书长办理公务，佥事，掌官一般文书的撰拟和处理编纂记录、保管文件图籍、翻译文电、核对文稿、收发文件、处理庶务等；主事，辅助佥事分办各类事务，相当于科员；参议，主要是审议法令。
北洋政府秘书工作
1916年7月29日公布的《公文程式》规定，凡处理公事的文件通称公文，确定的公文种类有大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等文件。加强了盖印署名制度、副署制度、发文编号制度，完善了档案工作制度。
1913年1月9日，北洋政府公布了《秘书任用法草案》，规定“秘书”包括秘书长在内，均不得按《文官任用法》的规定任用，使秘书官吏的任用主要根据长官意志，由长官决定，这就助长了任人唯亲的风气。
国民党政府对秘书工作的改革
政府颁布了《暂行公文革新办法》，整顿公文文风，强调公文分行、分段、使用标点，要以白话文撰写。1947年，国民党政府组织了“文书工作竞赛运动”，成立了专门的竞赛组织机构，颁布了竞赛的有关规则，对公文的撰拟、办量、书写、打字的速度、数量、质量进行比赛，以提高秘书人员的业务能力。
战争年代中国共产党的秘书工作
1923年毛泽东同志担任中央秘书，负责起草文件、处理文件、会议记录和保管档案。1926年7月，中国共产党中央设秘书处，负责全党的文件处理、机要交通、文件管理等工作。建党初期，内部行文的主要形式是书信，后有通告、声明、告人民书、宣言、决议等等。在长征途中，为了适应组织军事化的要求，很多机构撤消，中央的秘书处、文书科等也都撤消了。同时保留并加强了机要科。机要科是当时唯一的秘书部门。
国家政权机构秘书工作的异同
近现代中外秘书工作均在古代秘书工作的基础上有所发展。其发展的相同相似之处，体现在以下方面：一是秘书工作机构更为健全。二是秘书工作的内容更为丰富。三是秘书工作制度更为周密、规范。四是秘书工作的效率有所提高。五是国家秘书人员的来源更为广泛。六是国家秘书人员的从业人数大为增长。
在这一历史时期，中外国家政权机构的秘书工作的不同之处，体现在以下方面：一是服务对象的不同。二是运作体制不同。三是变革程度不同。四是外事工作的立足点不同。
企业秘书工作的异同
相同之处：一是服务对象相似心。二是工作内容大体相似。秘书工作的内容强调为经济事务服务是中外企业秘书共同的特征。三是职能地位大体相似。四是秘书人员的任用方式大体相似。
不同之处
一是规范性的程度不同。二是受政府的影响不同。三是企业秘书与企业主管的关系有所差异。
无产阶级革命中秘书工作的异同
1、相同相似之处
一是秘书工作的利益目标相同。二是无产阶级革命中的秘书工作与广大人民群众有着密不可分的血肉联系。无产阶级的秘书工作既要辅助其领导者代表人民利益开展领导活动，又要和人民群众紧密联系在一起，反映人民群众的利益和要求。这是无产阶级革命中秘书工作与其他阶级秘书工作的根本区别，它有着极强的战斗性和影响力。无产阶级秘书工作所具有而其他阶级秘书工作所没有的独特优势。三是无产阶级革命中的秘书与领导者之间的关系，在政治上是平等的同志关系，在工作上是主辅配合的上下级关系。
2、不同之处
一是所处的社会环境不同。二是文化上的差异。三是复杂性程序不同。四是曲折性程度不同。
秘书理论与实践发展的异同
1、相同相似之处，一是秘书工作向社会各个领域扩展。二是秘书工作业务分工向专业化分展。在这一时期中国和西方国家在文书和档案方面，都已彻底分工。三是在秘书业务操作上融入了大量相关方面知识和方法。
2、不同之处
一是强调秘书工作的政治性方面，二是秘书工作的社会普遍性上的差异。三是对秘书工作的制约上的差异。四是在秘书行业发展上的差异。五是秘书教育体制上的差异。
第七章
秘书参谋职能基础的异同
一、相同相近之处
1、领导者主事者对秘书参谋的需要，领导者主事者对秘书参谋的需要，一是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位，因此，其参谋辅助活动，对领导者主事者具有不可替代的重要作用。二是承担责权压力的需要。三是科学决策的需要。
2、秘书具有参谋辅助的便利条件
中外秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件。具体体现，一是秘书处于组织管理的中介位置。二是秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅助作用。三是秘书工作具有综合职能的优势，便于站在领导工作需要及全局的高度，发挥参谋辅助作用。四是秘书具有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋辅助作用。中外秘书工作者在其领导者主事者身边工作，中国和西方国家秘书参谋辅助职能基础的相同和相近之处，是秘书工作近身综合辅助的基本特征所决定的。由于秘书具有这种基本特征，其参谋辅助作用才具有其他人员所不可替代的特点。秘书参谋辅助职能的强化，是由于领导工作近身综合性参谋辅助需要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两个方面的因素所决定的。
二、不同之处
1、参谋辅助环境的差异
2、参谋辅助功利目标的差异
功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向，这就使西方社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归。
3、参谋辅助能量的差异
有领导者的信任程度、秘书的参谋智能及信息拥有量和秘书参谋辅助的主动程度。一是就领导者的信任程度而言，中国与西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。二是就秘书的参谋智能而言，中国与西方的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。三是在秘书参谋辅助的主动性上，西方秘书人员提出参谋建议，大多要考虑上司的态度。
秘书参谋职能体现的异同
1、 参谋辅助的体现形式相近，秘书体现参谋辅助职能形式的多样性和内容的综合性。
2、 参谋辅助效果的制约因素相近。第一是参谋辅助效果的间接性。一是要经过领导决策的选择。秘书的参谋建议方案对管理思维而言，秘书的参谋辅助都要受到领导者的制约，这是秘书工作的辅助性特征所决定的。二是要受到执行实践的选择。三是受到具体条件的限制。第二是参谋辅助效果体现的机遇性。中外秘书都要在参谋辅助活动中发现和利用机遇。一是善于发现和利用组织管理活动需要造成的机遇。二是善于发现各种异常现象、偏差或失误，找出这些问题存在的原因、危害性以及有关对策建议。三是关注领导者注意力造成的机遇。四是理解和体察领导者的心理情绪及其变化，从理论上讲，作为高素质的领导者任何情况下,对来自各方面的意见或建议，都应该认真倾听，理智选择，按需要和可能采纳。
3、参谋辅助多种价值性相似。一是实际效益价值。二是衍生价值。当秘书提出的参谋建议没有被采纳，领导者采用的是相反或完全不同的方案，经过实践证明，领导者采用的方案的错误的，而秘书的参谋建议是正确的。这种情况下，秘书的参谋辅助虽然没有取得实际的效益，但却有衍生价值。三是参考价值。四是沟通价值。秘书的参谋辅助无论是否被采纳或采纳的程度如何，都能加强秘书与其领导间的信任，促进主辅配合更为默契。通过这种信息沟通和思想交流。五是负面价值。
不同之处，1、参谋辅助层次区别差异：一是体现在高层秘书的参谋辅助上。在西方国家，如英国，设有“国务秘书”。国务院书名为秘书，实为部长级官员。大多以“研究室主任”“办公室主任”、“秘书长”、“副秘书长”命名。中国政府的秘书长职级高于各部部长，主要职能是对政常日常事务进行综合协调管理，其参谋辅助主要是对政府最高决策层的综合性参谋辅助。二是中层秘书辅助上的差异。在西方国家如英国，中层秘书分行政级和执行级两类。执行级的职责是对次要的提案进行初步的审查分析，解决和处理行政事务中可能出现的一般问题。三是低层秘书参谋辅助上的差异。
2、参谋辅助运作上的差异
中外秘书参谋辅助活动运作上的差异，一是体现在对重大决策参谋辅助的程度上。在中国，在制定重大决策前，秘书一般要协助领导者进行深入地调查研究，全面地收集信息。配合包括智囊团在内的各有关人员拟定可行方案。二是体现在参谋辅助的主动性上。三是体现在参谋辅助对群体智能开发的程度上。
3、参谋辅助障碍上的差异
补充日期: 2004-05-13 21:41:12
3、参谋辅助障碍上的差异
中外秘书参谋辅助活动都存在着一定的障碍，一是体现在管理体制上的障碍。主要指管理组织的结构、分配、运行制度和管理观念等。二是体现在领导人方面的障碍。三是体现在秘书方面的障碍。
秘书参谋方式的异问
一、相同相似这处
1、对决策的参谋方式相似
一是在领导决策前要作大量铺垫性参谋辅助。二是决策形式时要作有效的辅佐性参谋。三是在决策执行中要做全过程的参谋辅助。
2、把握参谋时机的方式相似
一是跟踪把握参谋时机的方式相似。有利于领导活动全过程的有序性、有效性和规范性；也有利于秘书在领导活动全过程中，全面地发挥参谋辅助作用。二是重点把握参谋时机的方式相似。中外秘书参谋辅助，重点把握参谋时机的方式，有利于适应和满足领导者对参谋辅助的需求，有利于秘书参谋辅助活动的针对性和有效性。三是预测把握参谋时机的方式相似。
3、提供参谋辅助的沟通方式相似。
一是咨询方式。二是进速方式。三是探索式，即针对要解决的某一难题，组织有目的、有计划的群体探索，广泛地征求意见或建议。采用这种方式，能集中开发群体智能。
4、提出参谋辅助的思维方式有相似之处
中外秘书参谋辅助的思维方式是多种多样的，其中相似之处有以下几个方面：
一是比较式。二是补充完善式。补充完善式参谋辅助是在不改变原有目标和总体构想基础上的参谋辅助，秘书在草拟文稿、办理文件等过程中，经常运用的这种方式。三是诊断式，即秘书协助领导分析组织管理运转状况，找出存在的问题，分析造成此问题的原因，提出相应的对策，或者针对已经出现的不正常的现象，找出产生这种现象的关键要素，提出改进的措施。多维思维式参谋辅助，不仅能使秘书参谋辅助更具活力。更有利于拓展思路，补充疏漏，论证其决策意向的科学可行性。
二、不同之处：
1、秘书参谋辅助与事务服务结合的差异，秘书的参谋辅助与事务服务紧密结合，以充分发挥近身综合辅助的职能作用。
3、 秘书参谋辅助活动层次上的差异，主要是在对决策层决策和执行进行补充完善的参谋制度，大多采用的是跟踪式参谋辅助和随机式参谋辅助。
第八章
文书撰拟的异同
一、相同之处
1、任务性质相似
在中国，秘书被称为“秀才”、“笔杆子”，为组织领导者草拟各类文书是其最基本的工作任务之一。草拟文书的基本性质不是秘书个人意图或情绪的表达，而且作为组织和领导代表，表达的是组织和领导意图。
2、文书撰拟基本要求有相似之外
在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。要通过法定的程序，运用规范的体式和程序，准确地进行表达。
在美国，除了要求秘书文件撰拟在内容上要准确外，也对运用正确的文书信涵格式、写作规范、表达语言、写作技巧上提出了较高的要求。
在英国，对秘书撰拟常用文书也提出了系统的要求，特别对草拟信函时，要对上司的指示作简明的笔记，要对表达的信息或要表达的、提出的问题做到心中有数。
在日本，要求秘书必须掌握草拟文本的知识和技能，具备熟练起草各类文书信函的本领。
3、文书撰似的基本程序有相似之处
美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分强调动笔前的准备工作，要由领导者交待文书的内容和行文的目的；最后要有领导者的认可和签署。可见，中国与西方秘书撰拟文书信函的过程中，都有领导者授意，领导者是决定者、立意人和最后审定人；秘书是服从者、表达领导意图者和写作过程的具体操作者。
二、不同之处
1、文书撰拟的传统影响的差异
特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。
2、文书撰拟的文体模式的差异
在美国，常用的文书类型有公务信函，英国常用的文书种类与美国大体相似，其中公务信函、各类报告、备忘录是经常和大量使用的文体。法国与德国等西方国家文书种类也大体与美英相似，以公务信函、报告书、备忘录等为经常大量使用的文种。
西方国家各国的文书语言风格也有差异，但总体来看，有诸多共同之处。特别在企业文书的语言风格上，除了强调简洁、明快外，十分注重在商务公共关系、联络感情、宣传效果、心理需要等方面的促销作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、风趣，以求取得读者的好感。
文书运行处理的异同
一、收文处理的异同
1、中国收文处理
收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。
①接收。②签收。③拆封。④清点。⑤分类。⑥收文登记。⑦摘要。⑧提要。⑨拟办。负责文件处理的秘书对收来文件提出初步的处理建议，供领导人在批办时参考。需要拟办的文件，一般是上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件；平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；重要的机密文件等。⑩批抄。⑾批办。⑿传阅。⒀催办。⒁承办。⒂办复。需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关做出答复。它体现收文处理的最终结果。可用复函的方式。⒃办结。
2、美国收文处理
①进行初步分拣。②邮件拆封。③注明收件的日期和钟点。④进一步分拣。⑤阅读来件。⑥在登记簿上登记来件。
①分清邮件的种类。②开封要精细。③来件一定要登记在收信簿上。④要妥善处理来信的损毁问题。⑤注意必须回复的来件的处理。⑥要根据来件提供的有关信息，把要事记入行事表内。
5、收文处理异同分析
相同相似之处，一是收文处理都有系统有序的程序，每一程序的每个环节都规定了操作内容和要领；二是都有拆封、分类、登记、送领导者阅办等主要环节；三是收文处理中，秘书对封皮上标明“亲启”或“机密”的来件，在未经授权的情况下，都应交给收信人拆封；四是对拆封的来件，秘书都要阅读，以便进一步处理；五是中国负责办文的秘书要提出拟办的意见，美国秘书要在来件上标明重点和提请领导人注意人之处并准备阅办参考资料，日本秘书要在来件上作重点记号或对长文写出摘要等，可见中外秘书在收文处理中既要办理收文事务，又要对领导人阅办处理文件起到参谋辅助作用。六是秘书收文处理都建立了有关制度，都十分重视防止出现差错等等。
不同之处，一是在范围上存在差异。二是收文处理包含的内容上存在的差异。三是收文处理中秘书参谋辅助程序上的差异。四是领导者参与收文处理的程度不同。五是收文处理要求上存在差异。在上述差别，一是因为秘书工作的传统和体制不同；二是因为领导者对秘书工作的要求不同；三是对收文处理范围的划定方式不同。
1、中国发文处理。①决定发文和授意。②拟稿。③会签。主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的领导人签字。④核稿。对文件草稿的审核。文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由机关办公厅（室）对文稿的内容、体式、语言表达等作全面的审核检查。核稿的目的是保证文件的质量。⑤送审。⑥签发。签发是文件形成的关键性环节。文件经过领导人核准签发后即已生效。签发人是代表发文组织行使权力的，对文件负有完全责任，应以高度责任感行使这一权力。⑦定稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。⑧发文编号。⑨缮印。⑩校对⑾装订。⑿用印。⒀分装。⒁发文通知单。机关发文时填写的清单。收文机关可按照发文通知单核对所收到的文件，便于发现问题，及时与发文机关联系。⒂拣封。⒃检查。⒄装封。⒅封口。⒆投送。⒇发文收集整理。
2、美国发文处理
①准备好将要寄发的文件。②查对地址。③查对邮件标记。④查对签名。⑤查对附件。⑥查对副本标记。复写副本标记（CC）或副本标记（C）表明信件的副本发给何人，要仔细查对那些已经写好的地址。定期发出的私人信件的标记有复写副本（CC）和加发复写副本标记（BCC）的信封。
5、发文处理异同分析
相同相似之处：一是都有确定的程序。每套程序中的各个环节，都有具体的操作要求。二是中国和西方国家发文处理中都十分强调清理核查工作。三是都强调发文处理的规范性和完整性。四是都强调有领导人的签署。这是中外公务文书信函的法定程序，也是其是否具有合法性和有效性的关键。五是一般都有发文登记制度。
不同之处：一是中国高层领导机关发文时，与公文一同寄发发文通知单，以便收文方按发文通知单清点收文。西方国家一般没有此规定。二是在寄发文件信函的信封书写格式上，各国按自己的传统贯彻有着一定的区别。三是西方国家发文中往往使用一些标记符号。如美国使用了复印副本标记（CC）、副本标记（C）、加发复印副本标记（BCC）等，中国一般未使用这类标记。
文书立卷归档是文书处理的最后一个环节，文书立卷的范围的确定，一是要保证文书档案的齐全和完整；二是要保证文书档案的精确；三是要便于有效管理。
立卷归档的文件材料，主要是指在本机关主要职能活动中形成的文件材料，即已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料，包括会议文件、上级机关文件、本机关文件、下级机关文件、声像材料等。
归档的工作步骤，一是编制案卷的系统化存放号。二是案卷移交前检查验收。三是案卷移交归档，上一年度的案卷，一般在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交归档。四是办理移交手续，包括验收、签字、连同案卷目录、检索目录一起移交。
档案的利用是以馆（室）藏档室信息资源为基础，档案的编研工作，是以馆藏档案为主要对象。文书档案的分类方法很多，美国常用的一是主题分类法，即按文件最重要的主题名称作为归档分类的首要因素，次要的主题作第二个因素，依此类推；二是按地区分类，以地域位置作为分类的最主要依据；三是与主题结合的分类，如“主题——数字”分类；四是由主题要点派生出来的“十进位制”分类法；五是按语音归档分类法；六是按年月日归档分类法等等。
美国文书档案归档，首先是要处理案卷。
4、日本秘书的文书档案工作
日本秘书收集处理文书档案：一是要根据本单位工作的需要，要讲求效率，当上司需要某种材料时，能够及时准确地提供；要集中管理本单位的文书档案，以供全体人员查阅，避免文书档案成为个人所有；要规范有序地进行整理，防止丢失或损坏；要有序地排列在文件档案柜中。二是要科学合理地分类。永久保存的档案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契约、特许证等；十年保存的文书档案是关系重大但可以再得的，如有关税务问题的文件资料、决算表等；三至五年保存的文书档案，是一般性的可以再得的文件档案材料；半年至一年保存的文书档案是到期可以毁掉的。三是要掌握文书归案处理的流程，要对文书资料进行选择，要进行分类；保管文书档案的重点是借出时使用者要办理有关手续，并使用指引卡，以防失散；保存文书档案的重点是确定保存期，在保存期内集中保管，充分发挥其作用。四是要正确使用有关用具，将文书档案有序地排列在装具中，分类贴出标签，以便利用。五是要掌握正确的分类方法，可以按笔划分类，按对象分类，按地区分类，按内容分类等等。六是要准确按规范操作，保持文书档案的整洁有序；七是要抓住要点，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用档案文件材料。
中国与西方国家秘书文书档案工作的差异
①秘书文书档案工作的范围上有一定差异。②在文书档案的分类方式上存在一定差异。③在文书档案的保存方式上存在一定的差异。
3、英国秘书的资料工作
其必备的参考资料一般有以下几种：电话号码。街道姓名地址录。邮局指南。参考书。关于旅行的资料。名人的资历材料。
4、日本秘书的资料工作
配备有关参考书籍和资料外，特别强调要根据上司工作的需要，整理有关剪报。
差异之处体现在以下方面：
①侧重存在一定的差异。中国秘书除了购买必备的工具书、参考书外，更强调上级机关的方针、政策的收集整理，调查研究、各种会议中获取的实践中产生的资料的收集、整理，而且实践资料对中国秘书的价值更大。西方秘书侧重于出版物资料的收集和整理。
②为领导者服务要求上存在一定的差异。中国秘书的资料工作主要为领导的组织管理工作和行使其职权服务，也就是为领导者的公务服务。而西方国家秘书的资料工作，既为领导者的公务服务，也要为领导者的个人事务，即“私务”服务。如美国秘书要为其雇主的股票债券投资准备资料；西方秘书要为雇主的个人交际、个人纳税、个人消费等提供资料服务。中国秘书则一般不将这方面的资料服务纳入正式工作的范围。
第九章
会前的计划和安排主要包括以下12点：
①拟定会议议程、日程和程序。议程是指对会议要通过的文件、解决的问题作总体安排。日程是根据会议的议题，对开会期间会议进程的具体安排。②确定与会人员。③会议通知。④会议组织机构。⑤经费预算。⑥会议须知。⑦会议证件。⑧会议报名与报到。⑨会议接待。⑩会场布置。⑾准备会议的文件材料。⑿会议筹备计划安排的注意事项。
5、中外秘书布置会场异同分析
中外秘书布置会场的相同相似之外，一是会场布置要为会议目的、确保会议效果、为与会者提供良好的开会环境服务，二是会场布置要根据需要，进行周密的设计，认真仔细地实施，每个环节都要亲自检查，不得有任何疏漏。三是会场的座次排列、照明、音响、装饰、空气、会议活动是会场布置必须考虑的重要因素，要根据不同的会议内容、规范进行合理而有序的排列，要与会议主题和会议气氛协调，还要注重文化氛围、美学效果、音响效果和与会者的舒适和方便。
差异这处的主要体现，一是大型会议的会场布置，中国强调系统、规范、严谨。各个细节都强调精心设计，仔细安排；而西方则比较灵活。二是中国会场装饰布置，受中国文化的影响，强调典雅、庄重而有意韵；而美英等国的会场布置受西方文化的影响，相对比较自由、浪漫。三是在会场桌椅的排列上，中国强调整齐，变化比较少；而西方则比较富于变化等等。
会场是国内国际交流的重要场所。随着国际性交流和国际会议的增多，各国会场布置也出现融合的趋势。不少中国字画出现在外国会议的会场；不少外国会场布置的经验和做法，也被中国布置会场者所采用或借鉴。
中外秘书会前文字材料的差异之处，一是体现在执笔撰稿任务的轻重上。二是体现在对调查研究的重视程度上。三是体现在侧重点的差异上。中外秘书准备会议文字材料，都十分重视报告，特别是主题报告，但对其他文字材料，则各有侧重点。中国不少会议中，典型材料占很大比重，特别是总结性会议、工作研究性会议等，典型材料往往能产生极大的影响，会议秘书对这类材料也极为重视，要花费极大精力。西方国家秘书在准备会议文字材料时，比较重视各类数据报表，通过提供数据报表，让与会者进行定量定性的分析，对问题做出判断。
1、中国秘书开会时的事务服务
①会议签到。②引导与会者入座。③分发会议文件材料。④内外联系，传递信息。⑤维持会场秩序。⑥处理临时交办的事项。⑦其他会场服务工作。⑧安排发言。⑨会议记录。⑩分组讨论安排。⑾安排仅参加某一阶段会议活动的特殊与会者的活动。⑿安排发奖和选举、表决等活动程序，并组织操办具体事务。
美国要求会议秘书在开会期间的会议期间，会议秘书每天都要按会议日程理出一份清单送交给负责提供服务的负责人。
英国秘书开会时的事务
①提前到会场，带去一切会议所需的物品。②摆好会场方向指示牌。③确保座位安排就序。④务必使每个与会者都有必要的文件资料和用具。⑤提供饮用水和杯子。⑥检查与会者在出席登记簿上的签名。⑦宣读上次会议记录、缺席道歉及其他信件。⑧为主持者提供必要的资料。⑨做会议记录，详细记录做出的决定，指明谁提出的建议，谁附议，及投票结果。会议记录最突出的特征是其具有原始记录性。
美国秘书作会议记录要求以下基本内容：
①开会时间、地点。②主持人的姓名、职务。③会议类型（例会、特别会议、全体会议、委员会、董事会）。④20人以下的小型会议要记录出席者、缺席者名单；大型会议需要检查法定人数。⑤在议事日程上写明工作顺序。⑥提出的提议，以及被采纳或否决的情况，采取什么表决方式（举手、发言或用选票等），是否一致不记附议人的姓名等等。⑦一般没有必要对讨论做详细记要。⑧记录要符合实际、简明扼要、抓住重点、紧密围绕会议议题和议程纪录，记录本质问题，一般对会议的提议和决议要逐字逐句地记载。⑨不能写入记录者的见解或评论。⑩记录稿要送会议主持人审阅。打印稿也要认真核对。
英国秘书做会议记录有以下要求：
①会议描述。包括会议类型、时间、地点。②与会者姓名，主席的名字写在最前面，办事员的名字写在最后面。③缺席者的请假书。④宣读上次会议记录。⑤问题。⑥一般事务、决议，包括会议上的确切措词。⑦其他事务。按会上进行的顺序记录。⑧决定下次会议的日期。⑨主席签名。⑩会议时间。⑾打印前通常要经主席审阅批准。⑿必须记下每项决议的准确措词及提供者的姓名。附议者可以不记，但必要须记录赞成和反对主要决定的全部论据。⒀如果需要逐字逐句的详细记录，可由速记员或录音机记录。
三是基本原则相同。中国强调作会议记录，必须符合其原始记录性的最突出特征，必须如实际记录，不允许记录者加工；美国要求秘书作会议记录必须符合实际，不能写入记录者的见解和评论；英国强制会议记录必须记下每项决议的准确措词，必然记录赞成和反对主要决定的全部论据，这都表明，如实记录是中外秘书作会议记录的基本原则。
中外秘书作会议记录的差异之处，一是在格式上存在某些差异。中国会议记录的基本格式是大体统一的。美、英等国的会议记录有正式会议记录和非正式会议记录之分，而且有些会议还专门印制了特殊格式的会议记录格式。虽然在格式排版上有一定的差异，但记录的基本要素是大体相似的。二是某些程序环节上的差异。如英国会议记录中，一般都要求记载宣读上次会议记录的有关情况，有时还要对上次会议记录履行通过手续，并由主席签字。而中国的会议记录中，一般没有此项规定，会议记录只要记录秘书签字和主持会议的领导者审核签字即可，不必在下次会议上宣读和通过。三是某些特殊要求的差异。西方股东会会议记录，记录者必须了解到会股东所持股份的情况，以便在有关问题表决形式决议时按股份数额计算是否通过。这是中国的传统会议记录中一般是少见的。在现代企业体制改革中，不少中国的股份制企业，也采用了这种方式。四是某些记录项目上存在一定的差异。如英国会议记录上，通常有下次会议的时间一项；中国一般未规定此项。中国会议记录落款处，要有记录秘书和主持会议的领导人的签字；而有的国家只要求秘书签字，有的则只要主持会议的领导签字即可。这些差异之外，都是受各国的实际需要和传统的影响。它影响会议记录的功能作用。
3、中外秘书会后文字材料工作的异同分析
中外秘书会后文字材料工作的相同相似之处，一是对会议所有的文件材料，会后都要进行认真、仔细的清理，不允许任何会议文件材料随意丢散。二是对会议记录会后都要整理成正稿，并打印寄发给有关人员。三是对包括会议记录在内的所有重要会议文件，都要进行整理，立卷归档保存。四是秘书在会后都有一定的文字起草任务，这些文字工作都是为会议服务的。如对会议的新闻报道工作就是比较重视的。
会后文字材料工作的差异之处，一是在撰拟文稿的文字工作的任务轻重上存在差异。中国秘书会后文字工作的任务相对较重；西方国家秘书会后文字工作的任务相对较经。二是在会后草拟文字材料的类型上存在差异。中国秘书会后除了整理会议记录外，还要草拟、寄发会议简报、会议纪要，有些重要会议会后还要草拟贯彻执行会议文件精神的有关通知、办法等。西方国家秘书除了整理会议记录外，主要是起草会议摘要，以及起草各种感谢信和祝贺信。三是在草拟过程上也存在某些差异。西方秘书在会后‘寄发礼仪性书信时，往往只要按已定的名单和惯例草拟寄发即可。而中国秘书会后草拟简报、会议纪要和有关传达贯彻落实精神的通知，要经领导的授意和指示，草拟成稿后要经领导者的审批、签署，要按正式发文的程序办理。
中外秘书会后催促执行工作异同分析：
差异之处体现在中国秘书催促执行会议议定事项的重点，是以下属执行单位为对象，采用各种方式，促进下属执行单位尽快按会议要求完成任务；西方秘书则主要是提醒领导者，以免遗忘记和疏漏。中国秘书在催促中还要了解具体执行情况；西方国家则没有明确规定这方面的要求。中国秘书在催促执行会议议定事项的工作中，要进行催促，要收集执行反馈，要综合反馈信息把握动向，并及时发现问题，向领导反映执行中遇到的问题，若有必要还进行调查研究，协助领导者探求解决问题的办法，工作任务比较重。而西方则未明确规定这方面的内容，会议议定事项的执行，主要靠法规和要责关系的制约。中国虽也有法规和要责关系的制约，但仍把催促、指导作为落实会议议定事项的重要手段。
第十章
注重角度的差异。如美英等国特别注重豪华、舒适，对办公环境的空间安排、照明、隔音、温度、湿度等十分讲究。日本十分注重办公室环境的美观规范化条理化，特别重视办公环境的庄重和整洁。如对办公桌椅是否歪斜、窗帘是否清洁、烟灰缸废纸篓是否干净、插花是否新鲜、室内物品上是否有灰尘、报纸杂志是否摆放得整齐等都有具体而严格的要求。
文化底蕴的差异。办公环境中往往体现着浓重的文化底蕴。不同民族、不同国家、不同行业等机关在价值观念、理想追求、审美情趣等方面都有着差异，因而在办公环境中体现的文化底蕴也有所不同。我国机关办公环境长期体现的是无产阶级政治文化和积极进取的中华传统文化。办公环境中常有领袖画像、领袖语录、政治格言等。常选用一些具有民族风格的办公用具、字画，办公环境体现出庄重俭朴而又优雅的文化底蕴。美国更强调自由与个性，英国更强调绅士的高度。日本的办公环境中既受中国古代文化的影响，又受西方商业文化的熏陶。总体来看，随着国际交往日益频繁，办公环境中的文化底蕴也相互影响，由此出现了相互接近、相互融合的发展趋势。
中外秘书整理领导办公室也存在某些差异，主要体现在以下方面：
其一，信赖基础的基础。其二，磨合过程的差异。其三，整理范围的差异。
一、使用办公电话
1、相同相近之处
①必须善于使用电话沟通的语言。中外秘书在电话沟通中应以令人愉悦、礼貌得体、能够传递组织意图、训练的语言，准确、清晰、流畅地传递有关信息，听知、记录有关信息。
②接电话的要求。接电话时，首先礼貌地问好，然后报明本单位的名称和自己的姓名，再了解对方打来电话的意图。
③转电话的要求。如果秘书本人能够处理的问题，不要把电话转给别人；如果对方指明要找的人，秘书应尽快转给别人；如果对方要找的人不在，要问明对方是否愿意等一会儿再打来电话，或者留言转达；如果对方未指明具体接电话的人而只向本机关提出了有关问题，秘书若不能答复，应把电话转给有关人员，并向对方说明要转电话的原因，请对方稍等，或请留下电话号码，让有关知情人打电话去答复有关问题。
④领导人不在场时为领导接电话。当领导者不在办公室时，秘书要记下来电话人的姓名、电话号码和大体内容；当来电话人要求留言时，秘书要逐字逐句地精确记录，若未听清或不甚理解，应请对方重复一遍；电话记录最后一行要签上记录者的姓名；电话记录稿应放在领导者的办公桌上；重要的电话应尽快转告领导者。
⑤领导者在办公室，秘书为领导筛选电话。秘书在为领导转电话时要根据来电话的意图、重要程度准确判断传转电话是否会打扰领导工作，对秘书可以答复的一般事务，可代为答复，不必转给领导；要委婉地询问对方的姓名；对方若不愿意说出姓名，秘书要向对方解释领导不能接匿名电话，并建议对方写信来；要机敏而礼貌地与对方通话，避免激怒对方；对直呼领导的名字并说明要谈的问题的电话，秘书要请示领导，是立刻接通电话，还是回避直接通话；对上级来的电话、下关单位来的电话、重要往来单位的电话和突发事件电话、紧急情况电话和其他重要电话，应立即转给领导者。秘书为领导筛选电话，必须遵从领导的意愿，不能自作主张。
⑥领导开会时外来电话的处理。领导者开会时，为了不干扰会议的进程，一般不转传电话，按领导者不在场时处理；若有重要电话必须立即转传时，可用便条通知领导者在会场外的合适的地方接电话，避免干扰会议。
⑦电话会议准备。秘书准备领导召开的电话会议时，除了协助领导准备必要的资料和程序外，还应通知名有关接线员参加会议者的姓名和电话号码；开会通话的准确时间；接线员按要求接通全部线路后，秘书应请领导者按预定议程开会，费用从此时算起。
⑧秘书在打电话时要准确拨号，若拨错了电话号码应表示道歉；在通话前要作好准备，若有必要应拟一份简短通话要点；要在电话接通后，先问好，然后说明自己的身份及想找谁通话。
⑨在通话过程中对方在陈述有关内容时，秘书耳听、手记、嘴应，及认真倾听、迅速记录，并要选用适当的附和语回应对方，表示自己已听明白，使沟通继续进行。
二、接待事务
1、相同相近之处
①要求对来客礼貌和尊重。无论来客身份和来访目的如何，都要平等友好地接待。秘书应认识到，每一位来客对本单位都是重要而不可忽视的。从客人到来到离开，秘书都要以主人的身份予以热情接待。任何礼节不周或态度不当都会对本单位带来消极影响。
②初次见面要建立良好的关系。当客人到来时，秘书应立即停止手头的工作，面带笑容愉快地迎接；态度要亲切、诚恳，不能以衣貌取人；要尽快地记住客人的姓名和身份，最好将重要来客的资料整理并编入客人联系信息网络，客人有关的背景材料对领导及秘书与客人交往都是极为重要的。
③要根据领导意图和组织需要，区分和掌握优先接待来客类型。这些客人可优先到秘书的上司，他们有的是本单位领导的上级或上级的代表，有的是重要的合作伙伴，有的是经常商议工作的同事，有的是直接下级，有的是直系亲属等，秘书应对这些客人十分熟悉，及时引见。
④要做好来客与领导约见工作，不少来客都希望与领导人会见，而领导者公务繁忙又只能在一定时间与来客见面。这就需要秘书做好协调和约定会见时间地点的工作。如外单位的推销员，领导大多只能在处理相关业务时会见，内部员工，领导大多在确定的接待日会见；其他来访者，最好事先约定时间后再会见。这样，有利于领导工作的有序和连续性，有利于提高工作效率。
⑤要恰当处理事先预约的来访者，对未预约的来访者，秘书必须首先问明来意与身份，然后根据情况恰当处理。若来访者要求会见领导人，秘书必须征求领导的意见。若领导人正在处理要事不能与其会见或根本不愿意会见，秘书应礼貌而委婉地说明，以适当的理由请对方谅解。若遇到态度粗暴、傲气十足、不讲道理的来客，秘书要自我克制，不要与其发生争执或对抗。对有意闹事破坏公共秩序者，应交保安部门处理。
⑥要重视接待主者。中外记者都是一种特殊公从。他们能借助新闻媒体产生不可低估的影响。秘书要热情接待记者，与其和谐配合与合作，对其在本单位开展活动给予必要的帮助。秘书在接待记者和协助记者活动中，一般不要轻易表示赞成或反对意见，否则就会把某些不适于正式发表的消息泄漏出去。新闻记者对那些胆小怕事、优柔寡断、冷漠对抗、遮遮掩掩、支支吾吾的举动非常反感，而且会由此产生种种误解。这对本单位是不利的。秘书对记者要持合作态度，要充分自信心处理和回答问题，要有左右局势的能力和敏捷应变的能力；必要时可将记者带到专门处理这类问题的公共关系部去；若领导人乐意与记者见面，秘书可根据情况适当安排。
⑦要妥善安排领导人会见来客的顺序。如果在一般时间内领导要会见多位来访者，秘书要安排好会见顺序，并协助领导作好准备；要按照交际礼节，在领导与客人之间作介绍；并要事先整理好会客室。
⑧要灵活地与领导沟通。领导人在与来客交谈时，秘书遇到进些紧急情况需要领导处理，可用对讲机通知领导人，或者写一纸条交给领导人，让其决定。
⑨要控制谈话时间。要有些客人谈话太长、会见超过预定时间时，秘书可以领导下一个活动的时间已到为理由，请求结束会见。最好的办法是，在客人走进会客室时，就公布会见的时间，并说明领导在会后还有要务要办，以便按期结束会见。
⑩按拒收客人赠送的贵重礼品。有些客人为了获得会见领导人的方便或达到某种目的，赠送贵重礼品给秘书，秘书应拒收这些礼品；若收下后就可能走进违纪违法的泥坑。当然，对一些业务性的小礼品日历、笔记本、铅笔等，可表示感谢后接受。
⑾要周密筹划和组织重大接待活动。当领导将重大的接待活动交秘书筹划、组织和操办时，秘书应事先做好周密的接待计划。接待计划的内容大体包括：什么时间、什么地点、接待客人的背景、性别，随行人员的人数、构成及有关情况；预定食宿地点、房间、使用日期；预计多少人参加接待活动，如何分工；准备会见时的座位安排、座签、摄像、合影以及宴会安排、茶点及饮料安排；会标及会见场所的布置，服务员的组织与安排，音响设备的准备，欢迎仪式的组织安排，交通工具及停车场的安排、游览、参观及文娱活动的安排；各方介绍所需材料的准备；安全保健措施的安排，迎送路线的选择及迎送人员、形式的确定等。接待计划形成并经领导认可后，必须逐项落实，要保证一切程序按计划进行；对可能出现的意外情况作好充分的准备，高度重视，仔细周密，查出潜在的问题，防患于未然。
2、差异之处
①接待礼仪的差异。各国的接待礼仪，均要其历史文化传统的影响，是在长期实践中形成的。因此，中外的接待礼仪，均有各自不同的特点。如英国要求接待室布置要文雅得体，特别强调接待秘书的仪表风度、接待态度，要口齿伶俐，巧于消除各种困窘场面。我国是古老的礼仪之邦，要求接待秘书诚恳、热情、平等、平易、信守诺言、文明礼貌地接待来客。特别是日本，对接待秘书的礼仪要求十分讲究，对引导客人、到会客人人座，上茶点的顺序、方法、动作，介绍主客双方的顺序、语言等都有具体的要求。秘书在接待来客中，一方面要按照本国的礼仪习俗接待，另一方面也要充分考虑来客的习俗和礼仪，做到加强理解，友好交往，不失礼节。
②接待内容的差异。西方秘书特别是美国公司秘书，往往要代表组织和领导人接待求职者或新员工。要遵从政府的有关法律法规，让所有求职者享有公平竞争求职的同等权利，主持对求职者的考核，并礼貌、热情地对待他们；要根据有关规定，避免询问求职者的某些隐私，避免与工作无关的好奇性提问和歧视性提问；要作好记录，并事先印制规范的面试表格或用录音录像记录面试情况；要注意倾听，对求职者做出公正的评价，并表示对求职者的尊重；在筛选求职者时要坚持标准，唯才是举，公平对待，要态度自然、平易近人，消除求职者的拘束感，使谈话在轻松愉快和从容不迫的气氛中进行，不要一味地提出难题影响求职者的自信心和能气。面试会见结束后应告诉求职者何时得出结果，并礼貌热情地向求职者表示“感谢光临，与您交谈感到非常荣幸”，送客人（求职者）走出门外。秘书不要对某人轻易许诺，决定选用是领导人的职权。面试谈话后要把记录整理好，全部呈交领导人过目。根据领导导初定的名单，约见求职者，并将其引见给领导人。当求职者坐定，领导人准备与其交谈时，秘书便礼貌地退出办公室。秘书应准确详细地记下所有求职者的电话号码和地址。当领导人选中了新的员工后，秘书必须及时通知新员工前来报到。对淘汰了的求职者也应写短信或打电话通知他们。若决定除了通知录用外，其他人另行通知，必须事先说明在确定的期限内未接到通知即为未被录用，并请谅解。
在我国考核求职者和接纳新员工，一般是人事部门的工作任务；秘书一般不承担这方面的接待或考核工作。我国秘书接待工作除了一般的来客客接待外，特别重视社会公众的上访接待。我国秘书在社会公众的上访接待中，特别强调为人民服务的观念，要求秘书在接待过程中一言一行、一举一动都要本着对人民高度负责的精神；热情、诚恳而耐心地听取群众反映的各种情况和问题、意见和要求，并作详细记录；对有政策依据的应尽量给予明确的答复；对难以作答的问题也应诚恳地说明原因，待调查清楚并请求上级后，在一定的期限内做出答复。当来访者告辞时应热情相送，并欢迎以后有问题再来；有必要时还要对来访者进行回访；要使上访客人带着希望而来，带着愉快和满意的心情而归。
③接待管理的差异。中外对接待工作都有相应的管理制度。西方国家特别讲究通过接待工作建立和优化各种联系和关系，树立领导人和组织的良好形象，除了秘书负责领导人的客人的接待外，还设置了专门机构；有些公司的主要负责人甚至亲自坐阵组织接待和公共关系工作。前苏联机关首长22%的工作时间用于接待工作，可见其领导人十分重视接待工作。我国接待工作除机关领导人极为得视外，还特别强调分类管理。我国接待工作一般分为来宾接待、工作接待、视访接待、上访接待等种类。来宾接待主要是对前来参观、学习、访问的客人的接待。来客到来看，接待秘书不仅要对其生活、活动等方面的事务做出周密的安排，还要引导客人参观、回答客人提出的问题。因此，对本单位的基本情况，过去、现在、将来的状况和发展都必须比较全面、系统地了解，要准确流畅地回答客人提出的问题，实事求是地介绍有关情况。工作接待指对前来商洽工作、公务的有关单位和人员的接待。秘书接待中特别要重视按职务公工与分管领导和职能部门联系，具体业务问题，应按职能分工办理，接待秘书不能擅自做主。视访接待是指上级机关到本单位来了解情况，检查工作。这方面的接待一般本单位的领导要亲自主持，秘书除了要协助领导操办接待事务外，还应协助领导做好汇报材料的准备。上访接待在我国县以上的领导机关的办公厅办公室都设置了信访机构专门负责，不设信访机构的也配备了兼职信访秘书，进行了规范化管理。
①组织操办各种宴请。请柬要提前二三天发出。
二、人际交往要求
秘书的人际交往都提出了高标准的要求。
1、相同相近之处
①听知方面的要求。秘书必须认真倾听交往对方的倾诉，不能心不在焉，也不要以为对方讲的自己都知道；不要随意打断对方的讲话；在倾听过程中要适当地做出理解的表示；要善于从对方的讲话中及时抓住重点、要领，牢记其希望和要求。
②举止方面的要求。要彬彬有礼，亲切得体地待人，要乐于在公共场所赞许别人的成绩和优点，批评意见应在私下谈话中以友好的方式进行；要讲究礼貌，尊重对方；要在交往中面带诚恳的微笑，不要把不愉快的事情和情绪带进办公室或人际交往中；要平等地对待交往对象，热情地在交往见面时问好。
③态度方面的要求。要有良好的合作态度；与上级一起工作要形成轻松愉快的气氛；上级让自己跑腿办事或处理分外工作时要欣然接受，不折不扣地完成，要认识到为领导减轻工作负担是自己的职责；要善于与男士或女士合作共事，善于与不同身份、不同性格、不同职业的人交往；要尊重别人的意见，真正认识到广泛地讨论问题是十分有益的；即使自己的看法是对的，也要认真考虑别人的看法；传达领导指示要忠实于领导的意图，不要掺入个人意愿；受领导重视时，更要处理好同事的关系；要正确地对待自己，乐于听取批评意见；要礼貌地接受表扬，并对表扬自己的人道谢；有成绩未受到表扬时不能产生不满情绪，要甘当无名英雄；要能理解别人的个性及心理变化；对人对事要有耐心、同情心，宽厚地对待他人。
④作风方面的要求。秘书要诚实可信、忠于组织和上级；要严守机密，不能泄露机密，对本组织的工作、业绩作为组织成员应感到自豪，不要在他人面前批评本组织的政策；要客观务实，不说假话谎话；要公私分明，不能将公物据为已有；要勇于承认自己的过失，不能文过饰非或转嫁他人；决不能散布传播小道消息和谣言；要勇于承担责任，主动承担自己可以承担的额外工作；要在允许的范围内大胆创新，用新的方法提高工作效率；要自我控制，说话做事要先想一想，考虑后果和影响；要控制自己的情绪，检点自己的脾气，不要在办公场所大声争吵或流泪；要认真负责，头脑冷静，注重客观事实，不感情用事；用善于寻求帮助，也要靠自己动脑筋想办法解决问题；在有关方面紧张争论时，要善于协调，使争论各方冷静下来，然后商量解决的办法，不要偏向一方，也不要强加于任何一方；要能主动适应新的变化，灵活地对待从来未出现的问题，不能墨守成规等。
⑤在仪表和细节上的要求。秘书要注意着装，时刻保持仪表整洁；参加重要交际活动要庄重大方，在公共场合不作梳头、整理衣服、修剪指甲这类的事；办公时要把私人电话和接待私人访谈限制在最低限度；在办公室内不要吹口哨、哼歌曲、吃口得糖或喃喃私语；不要在办公室收听收音机等等。
⑥在职业敏感性方面的要求。要善于观察周围的事物，并能迅速敏锐地做出反应；要能主动地发现领导工作的服务需要，有时有效地提供服务；要能体察合作者的困难，及时给予必要的帮助；要能尽早地发现自己工作中的缺点和不足，并立即改进和完善等等。
上述各个方面，虽然表述的语言有所不同，各国对人际交往中的要求在内容上大体一致。各国秘书在实际工作中都要与社会公众进行极为广泛的人际交往，只有注重上述方面，才能出色地完成自己的工作任务。
第十一章
领导人秘书的文稿撰拟相同相近之处①撰拟内容相近②撰拟要求上有相近之处③撰拟特征的相近之处。
信息资料处理异同
1、相同相近之处①收集处理信息的范围和环节相近。②收集处理信息的手段有相近之处。③协助其领导积累资料的要求相近。④积累资料的重点相近。]
2、差异之处①收集积累信息资料侧重点的差异。收集积累信息资料，仍侧重于按组织系统渠道为主，其他渠道为辅。②收集积累信息资料方法上的差异。③某些文字资料归属上的差异。
参谋建议活动中的财务辅助
1、财务辅助范围的差异
我国领导人的专职秘书财务辅助的范围，大都限于综合服务和为领导人事务服务的范围之内；而西方领导人的专职秘书除了在综合服务和事务服务方面发挥财务辅助职能外，还要从事一些专门性财务辅助工作。具体体现，一是要协助领导人处理银行业务，包括经常填写支票、处理存款、支付账单、准备领导活动所需的各种经费、具体办理各种投资业务等。二是协助领导人进行各种现金交易，如了解现金收入状况和盈亏状况、筹备和处理备用金、管理领导人活动基金和信用卡、记录领导活动费用使用的情况。三是协助领导人处理工资管理事宜，如提供各种工资处理的有关数据、了解国家及有关主管部门对工资处理的新的规定和要求、协助领导人了解工资总额的变化及工资净额、了解员工的收入记录等。四是协助领导人按规定在一年中不同时期填写工资纳税表，包括联邦税存款单（美国）、雇主季度联邦纳税申请表、工资和税收表、雇员免税证明确，协助处理主工资入税，以及协助主管做各种税务记录，协助处理所得税、销售税、财产税以及税务活动中的律师业务、董事会议和向税务专家的咨询等活动。由于西方纳税情况是秘密性的，填写和处理各种税务表格的事务往往是领导人的专职秘书（或私人秘书）负责。领导人的专职秘书要细心认真地操办这方面的事务。五是配合财务部门处理有关财务报表。如果供办公成本数据，并要求参与编制办公预算；与财务人员配合，编制损益表、资产负债表、顾客对账单及公司年度报告等。六是协助领导人及财务部门处理公司债券事宜等。
补充日期: 2004-05-13 21:56:21
领导人旅行安排的差异之处：旅行目的差异
我国领导人的专职秘书为其领导人旅行进行具体安排和提供随行服务，主要指的是领导人的公务旅行，包括领导人外出考察、调研、会谈、开展其他公务等；一般人不包括领导人的私人旅游观光和探亲访友。
第十二章
中外秘书职业环境差异的历史文化因素上的差异
我国与西方历史文化上的差异对秘书工作的影响也是不可忽视的，如以“仁”为中心的儒家思想虽然在历史上受到过多次冲击，但至今仍不同程度地影响着人们的思想观念。“仁”以及由此衍生的“义”、“忠”、“信”、“守”等转化为“严守机密”、“不求名利”、“吃苦耐劳”、“克已奉公”等职业道德。这是我国秘书的传统美德。同时，应该看到，我国传统文化中的糟粕如等级观念上智下愚等对秘书工作的消极影响也是不可抵估的。西方资本主义已经存在了几百年，个人本义、利已主义、资产阶级民主自由思想影响极大。西方秘书人员自主择业，谋求实现自身价值和利益，并与其雇主双向选择，合则留，不合则去，已成为传统。这是与我国有显著区别的；另外，在整个社会历史文化方面，差异也较大。
通过上述比较，我们不难看出我国以党政公务秘书为主体的秘书理论与实践，与西方以私营公司秘书为主体的秘书理论与实践之间的差异性，以及以东方悠久的官治式吏员文化发端的中国秘书活动，与西方资本主义雇佣文化发端的公司秘书活动的差异性。
一、中外秘书性活动产生的共同基础：人类群体活动的需要
二、中外秘书性活动作用的共同这处：都是社会管理不可缺少的环节
三、中外秘书的工作职业化的异同
1776年，美国独立战争时期，华盛顿身边已配备了秘书官职。1789年法国资产阶级大革命后，西方政府机构中已设置了秘书官职，有了官方秘书，随之也出现了私人秘书。1793年前后，法国雅各宾党人专政时，其省领罗伯斯庇尔就使用了私人秘书。1804年，拿破仑也使用了秘书。此时，配备秘书已成为领袖人物的时尚，竞相效仿，以配备秘书为荣，而有人也以做显赫人物的秘书为荣。
我国有现代意义的“秘书”的出现，受欧美发达国家的影响。1912年元月，我国第一个资产阶级民主政权——孙中山先生主持的南京临时政府根据《中华民国临时政府组织法大纲》的规定，在总统府设立了秘书处。各部和各省部督府也设立了秘书机构和配备了秘书人员。
四、中外秘书工作职业化有益于现代管理系统
现代职业化的秘书活动，与历史上官吏性秘书活动的显著区别，一是秘书活动范畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的社会生产实践和科学文化活动中。二是秘书有了办文、办会、办事，综合处理信息资料，推行日常公务等特定的职业内容；有了秘书职业技能培养教育体系和资格考核体系；有了指导秘书从实践的秘书工作理论系统和秘书行业协会、学会，还有国际性秘书行业组织。这是官吏性秘书时代所不具备的。三是秘书辅助活动是非权力性服务活动，起到参谋助手、综合协调、沟通联络、分忧代劳等作用。
2、西方对秘书性别的要求
首先，女性的一般特征比较适应秘书工作的职业特征。任何职业都有其区别于其他职业的特殊性，而心理学研究证明，不同的性别规定了个人的行为、性格、感情等一般特征的差异性。因此，西方有不少职业出于本身的特征而对任职的性别做出相应的规定，以便使任职者的一般特征适合职业特征的需要。作为一种职业，秘书工作本身具有一些特殊的性质，如服务性、辅助性、机要性、综合性等，但其中最突出也最重要的是辅助性和服务性，在相当程度上可以说秘书工作首先是一种辅助和服务性职业，因为秘书工作的全部内容和根本目的说到底是为雇主或领导者提供综合公务辅助和服务。相地于男性而言，女性工作比较耐心细致，行为比较文雅谨慎，性格比较温柔和顺，感情比较细腻丰富，并富有同情心和人情味，所以比男性更适宜从事辅助和服务性职业。
其次，女性的打字天赋具有一定优势。19世经70年代发明的字母是打字机，是“文化史上继造纸术和印刷这后的第三项重要文化工具的发明”。而据国外职业培训专家和心理学家的测定，女性的手指灵巧程度大大超过男性。男女分别打字实践也证明，女性的击键打字能力远远胜过男性。既然女性具有打字的天赋，而秘书工作又离不开打字，所以“打字的发明，为青年女性从事办公室工作创造了一种机会和需求，因为人们很快就发现女性特别适于担任秘书工作”。
第十三章
我国秘书人员的素质标准体系全面、系统，要求偏于理想化，有浓重的政治色彩，特别强调秘书活动的规范性、整体性。这也与我国秘书工作的政治性强的基本特征是一致的。
西方秘书素质标准与秘书工作实务更为紧密，立足于“实际如此”。
中外秘书素质标准的融合
我国秘书素质与国际接轨，应注重以下方面：一是面对我国秘书理论与实践的实际，具体分析哪些是我国秘书文化中的民族性精华，哪些已不适应现代秘书工作实际或不符号国际交往的要求。把诸如守职守纪、敬业安分、务实求真、诚恳友善、直言劝谏、自强自重等良好的素质传统继承发扬，把那些过高的要求或脱离实际的东西加以摒弃；二是针对我国国际交往的现实需要和未来发展的要求，借鉴西方发达国家的秘书素质体系，吸取其合理部分和国际交往惯例，国际合作与交流的有关法规、要求及礼仪，文电往来，会谈、会见程序方法和交际艺术等，纳入和充实到我国现有的秘书业务技能和素质系统中去；三是根据现代管理和办公自动化的需要，加强我国秘书人员的知识素质、能力结构；四是随着管理实践的发展和现代领导对秘书辅助需要的变化，不断有针对性地调整和强化我国秘书人员的素质结构，动态调整和制定新的素质标准，使秘书的素质标准更加贴近不断发展的秘书工作实践，并在实践中发挥重要的指导作用。
秘书素质标准是对秘书活动主体提出的知识、能力、气质、人格、作风等方面的要求，是秘书生活主体主观方面素质的标准化反映。它必须与秘书活动客体——秘书工作和秘书活动环境形成有机契合，符合秘书工作和秘书活动环境的需要，并随秘书工作和秘书环境的发展而调整、发展。
二、人才选用标准的异同
文字处理能力、综合办公室能力是各国选用秘书的共同要求。美国《韦氏秘书手册》在谈到“基本能力和必备知识”时指出，“秘书是所有行业中第一流的文字处理能手。流畅的语言，对秘书来说，不仅在转述上同等重要。能够娴熟使用电话，给其他雇员以清晰的指示”。“准确无误地撰拟和处理信函，从容优雅地会见宾客和陌生人”。
美国国家秘书协会（现在称“国际专职秘书协会”）设立了“秘书专业证书”（CPS）项目，由专门学校主持考试并发给证书。考试合格者，可以获得行政管理专业证书，可在信头或自己署名后缀C.A.MP字样。
中法高级秘书培养的异同：
在法国，已故总统戴高乐尽管是行伍出身，但它深知一个高效的“文官政府”对长治久安的重要性，而高质量的秘书人才，又是政府运转中不可缺少的关键组成部分。由于秘书工作很少有人一辈子干到底，而有很大的流动性，所以他考虑到建立一种有竞争性的教育体制，形成“秘书——文官——中高级官员”一体化的干部培养模式。1945年10月，担任法国临时政府主席的戴高乐将军签署了一项法令，筹办法国国立行政学院。其宗旨是：全力培养从秘书做起的国家管理人才。具体的目标则是，培养出一批优秀的领导人才，建立科学的、富有活力的培养程序，摒弃法国历来的行政机构愚腐、官僚习气严重的弊端，达到在国家行政管理机构中树立新风尚、新秩序的目的。
相比而言，我国对培养一般秘书人才与培养高级秘书人才没有区别开来，是起点较低，数量较大的培养模式。高级秘书人才要从一般秘书人员或其他工作人员中择优挑选。这样的培养模式，注重了从实践中选拔高级秘书人才，但周期较长，而且没有形成对高级秘书人才进行专门化培养的体制。因此，物色年轻的、受过专门职业训练的高级秘书人才比较困难。
法国国立行政学院培养高级秘书人才是高起点、小批量的培养模式，是以专门培养高级秘书进而择扰培养中高级行政官员为目的的。这种培养模式，把培养一般秘书人才与培养高级秘书人才区分开来，有利于培养更年轻的高级秘书，这比较符合秘书的职业特点；同时，这种“秘书——文官——中官级官员”一体化的培养模式，合理利用了秘书是领导的近身助手，参与领导实践活动比较多，便于学习领导工作方法、领导艺术和形成全面思考问题、进行决策、指挥等领导科学知识的职业优势。这种教育模式，对培养优秀的中高级年轻官员，是有积极意义的。
法国国立行政学院的教学与其他高校不同。该校在第一年不在课堂上课，而把学生分派到各级行政机构去担任见习行政人员。大多是到省市行政区去担任省长、市长的“见习办公室主任”，个别人还可以担任驻外大使的“见习秘书”。学生担任“见习行政人员”有职有权，甚至在上司不在时，有权处理公务，可以主持一般的“公民接待”，也可以根据有关规定签署某种法令、法定。学生学习有法律给予的保障。实习的导师就是实习所在单位的最高官员，学院不另派教师指导。这样“真刀真枪”的实习之后，每人交一篇实习论文，不准空谈理论，只能总结一年中遇到哪些重要问题以及加何处理，再从法律、政治、经济等角度，升华到理论，进行高度概括。在校上课期间，这些论文进行广泛地交流，从专业知识的角度，进行深入地研究。这种独特的教学方法，真正遵循了“实践——理论——实践”的原则，学习的知识扎实，动手能力和理论水平能够使学生在在校期间得到有效的提高，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出高级秘书人才。
我国秘书专业的毕业生，大多要从一般办事员干起。一是因他们大部分尚不具备干重要秘书工作的实际能力；二是因为“论资排辈”的传统的困扰。
总体来说，法国国立行政学院对“秘书——文官——中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制，理论密切联系实际的教学方式等，有很多是值得我们借鉴的东西。这不仅对秘书人才培养分出层次，以满足不同管理级别的需要，而且为高级秘书人才和中高级行政官员的年轻化，找到了一条有效的途径。这对我国高级秘书人才和各级管理人才年轻化问题，在培养教育模式方面是有参考价值的。
中德外事秘书培养的异同：
随着德国经济、科技实力的迅速提高，其职业教育已从“工艺型”、“技能型”向“高科技脑力型”方向发展。德国公民已开始逐渐脱离笨重体力劳动的行列，培养“白领阶层”的“欧洲秘书”成为该国解决女青年就业问题的一个重要手段。他们从1985年就开始着手运作，说服文科中学（相当于我国的重点中学）高中毕业的女学生及家长，改变报考一般大学的打算，进入大学附设的“欧洲秘书”培训班，进行两到两年半的职业培训。
比较之下，中德两国外事秘书人才培养目标均与本国的发展战略紧密联系在一起。我国外事秘书人才教育由培养为政治和行政服务的党政机关外事秘书，逐渐转向为经济和管理服务的企业外事秘书；而德国则从培养为本国社会各阶层服务的秘书逐渐转向培养欧洲通用型秘书和驻外企业秘书。
德国“欧洲秘书培训班”在教学中引进了择扰，淘汰的竞争机制。他们把整个培训时间划分为三个阶段。第一阶段为半年，培养掌握一般秘书工作知识、技能，严加考核，不允许补考。不合格者，一律淘汰，失去继续深造和出国求职的机会，但可在国内低层次秘书工作岗位去谋求就业。第二阶段是“欧洲秘书预备班”，时间为一年，强化训练英、法及其他欧共体用语言，同时学习德语文书，信函处理技术、办公自动化设备使用技术等。学习结束后，由全德“欧洲秘书协会”及“国际贸易协会”两方面联合考核，发给证书，过关者进入第三阶段，也就是“欧洲秘书强化班”，又称“外语秘书班”学习。被第二阶段淘汰者，发给“普通秘书”证书，可在国内就业或在国外自谋职业。进入“欧洲秘书强化班”，也就是第三阶段后，再学习一年时间，主要课程学习欧共体各国的经贸用语、日常会话及历史、文化、民俗、世情方面的基本知识，同时以西班牙语作为第三外语强化训练，达到要求经考核合格者，发给国家认可和欧共体各国承认的“欧洲秘书证书”，可在欧共体各国顺利就业。
德国欧洲秘书教育除了分三阶段培养的择优外，在开设课程上也很有特色。对作为“选修课”的实践性技术操作课程，如速记、打字、办公计算机程序处理以及外语的口语、笔译却格外重视，每门选修课都有确定指标，速记每分钟最少达到120个音节，打字每分钟200-220键。在语言能力上，英语要求学习了7年以上的证书，法语要求有学习了5年以下的证书，加上德语，可以说“初通三国语言”才能进入“欧洲秘书培训班”。进校以后，对外语采取缺啥补啥，进行强化训练，要求英语或法语的口述同步打字，每分钟不得少于150键才能过关。
德国“欧洲秘书培训班”招生对象是“清一色的女生”，符合“秘书职业女性化”的新趋势。
第十四章
中美秘书工作比较
秘书是为领导工作服务的，在决策与执行期间上传下达，处理文书档案和行政事务等基本内涵是相同的。但从管理实践中起到的作用来看，也存在着差异。我国偏重于综合性公务服务，美国则强调“起到行政助理作用”，并明确提出“秘书实际上处于负责人的地位”，并要“委派更多的责任”和“要授予更多的执行权力”。可见，两国秘书在管理系统中的地位与权责是有差异的。我国实行集体领导制，主要领导者周围有数目不少的副职领导和各位职能负责人。秘书只是领导群体的综合性公务服务人员。而美国管理组织中主要领导人的权力比较集中，其秘书人员大多只对主要领导人个人负责。由此，秘书往往为其领导分担执行性管理事务和被授予部分责任和权力。中美秘书的这种差异，正在缩小。随我国机构改革，不少组织减少了副职，由秘书承担起“行政助理”的任务。
中美秘书职能差异的历史渊源与现实基础
我国现代秘书理论与实践是由我国古代政权机构中的官僚和吏员办文办事、辅助统治者的秘书性活动的经验和理论发端的。我国20世纪80年代初兴起的当代秘书学则是以党政机关秘书工作为主要研究对象逐步形成发展的。秘书性活动以撰制与办理文书档案、辅佐最高统治者为主要标志。古代秘书史上记载的秘书性人物，大多是有一定权力和职位的官吏，其秘书性活动与封建国务管理密不可分。
美国现代秘书工作及其理论，可以说形成于19世纪末20世纪初兴起的科学管理，是大机器生产发展到一定程度，公司经理们对纷繁的管理事务难以独胜其劳迫切需要近身助手的产物，秘书是商品经济发展到一定阶段为弥补管理者精力、智能和时间等方面的不足而专设的综合辅助性办公人员。
通过比较分析，可以说，由于我国秘书工作及其理论带有治世理政的严密性、规范性和承继性，美国秘书工作及其理论带有与经营管理相适应的多样性、效率性和机变性。
中英秘书工作比较：
英国“秘书”的含义有三个层次：一是主事者身边公务服务人员和办事助手；二是非盈利社团中义务操办日常事务的负责人；三是政府官员。由于历史背景和社会发展道路的不同，我国古代秘书官吏向现代秘书演化也与英国有所不同。首先，我国古代秘书官吏没有能与英国对那样同步三个方面的演化，而最先发展的是公务组织机关领导人的助手——公职秘书，也就是党政机关、企事业单位的秘书。
英国国家系统的“秘书”，是国家管理系统的一种职位，按其政府人事行政管理制度，分为两类：一类是政务官、一类是事务官。前者指名为秘书，实为部长或官员。后者指行政执行层次的官员，包括政务部以下的各级官员，其任务是按政府决策处理日常公务，这些事务是职业化、常任制的，不与内阁共进退，在政府各部的政务官员，即部长（国家秘书）的领导下执行日常行政管理事务。这些普通行政人员分为四级：一是行政级，包括次长、司长、副司长、助理司长、科学等，其职责是辅助部长和协助领导机关制订、草拟政策法令，联系操办和协调各级行政事务，负责机关内行政人员的考核与监督；二是执行级。这是指中下层干部，其职责是对次要的提案进行初步审查分级。这是指中下层干部，其职责是对次要的提案进行初步审查分析，解决和处理行政公务中可能出现的问题，主持次要工作的进行等等；三是文书或办事员级，主要任务是按一定法规、指示处理具体事务，按照具体格式准确记录、回答问题及统计资料；四是打字、资料和计算机操作级。这一类大多是雇佣的女性工作人员，主要从事抄写、打字、计算机统计、接电话等工作。
比较之下，英国的常务秘书在某些方面相当于我国的秘书长的职权，在决策中发挥信息综合和运筹策划作用，但我国秘书长不是常任制的，往往和行政首长一样换届更替。从保持行政的连续性和政策的承继性来看，英国的常务秘书能起到特殊的作用。
日本秘书工作更多的是个体秘书活动方式，虽然也有综合性办公部门，但日本秘书著作大多论述的是秘书个体活动。
中苏秘书工作机构的异同：苏联大机关设“办公厅”，中国大型机关也设办公厅，不同的是我国的办公厅一般设有“调研处”或“政策研究室”，近几年又设了“信息处”、“公关接待处”等机构。
第十五章
中外墓室收集处理管理信息的异同
收集相同管理信息，是中外秘书的共同任务。我国与外国秘书特别是西方秘书特别是西方秘书处理信息的相同相近之处具体体现在以下方面：
①理论依据的相同之处。中国和西方秘书信息工作，都是依据现代信息论、系统论、控制论等现代科学原理。各国秘书工作中，都十分重视信息的客观真实性、时效性、目的性、可传递性、共享性等特征；注重各类管理信息的政策性、机密性、系统性、动态发展性等，以便科学合理地为领导工作服务。
②基本性质的相近之处。因此，秘书信息工作一是具有服务性。二是从属性。三是广泛性。四是综合性。五是时效性。
③基本环节的相近之处。中外秘书信息工作都有信息的收集整理、传递、反馈、存储和提供利用等基本环节。
④基本方法的相近之处。一是反映在信息工作各环节的操作方法有相近之处。二是反映在获取信息的方法上。中外秘书都注重借助各种信息网络获取信息。三是反映在信息综合分析的方法上。中外秘书在信息综合分析中，都注重分类分析和综合归纳，注重运用系统分析法、逻辑分析法、动态分析法、纵向比较分析法、横向比较分析法、计划完成程度分析、静态平均数分析、数据预测方法、平均发展速度规则法、指数平滑法、季节预测法、专家意见法等分析研究方法。四是反映在信息处理的基本手段上。中外秘书信息工作中，都注重了运用以电子计算机为中心的现代信息系统。
蹲点调查是颇有中国特色的一种调查方式。这种调查不仅有利于深入具体地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部与群众的关系培养调查者的吃苦耐劳精神。
西方国家秘书在运用调查手段获取信息时，往往侧重于运用民意测验即问卷调查方式。调查者根据调查目的和要求设计调查问卷或调查表，发给被调查者填写，然后根据收回的调查问卷或调查表，进行统计、分析。
中外秘书协调的地位相近。中外秘书都是其领导者身边的综合辅助者，秘书协调都处于辅助地位。无论处理哪一方面的协调事务，秘书都不能自作主张地采用发号施令的方式，秘书没有法定的指挥权力。因此，秘书协调往往是在领导授权的范围内进行，往往是向协调对象进行信息沟通、理性说服，以消除或缓解矛盾纠纷，恢复协调状态。中外秘书协调都带有非权力支配性特征。中外秘书工作的职能范围相当广泛，既有自身的业务工作，又有领导人交办的事项；既有组织内部的办公、办会、办事等活动，又要与组织外部各相关方面联系与沟通，一旦遇到失调现象，都要根据组织利益目标和领导意图进行协调。秘书的具体工作职责中大多没有具体规定其协调的范围，但若遇到有关失调现象，都要根据领导工作的需要尽到自己的协调责任。中外秘书协调都具有非职责限定性。
中外秘书协调的地位差异之处
协调依据的差异之处。中外秘书协调都要以组织利益目标和领导意图为依据。而我国秘书协调过程中，还要充分地把握政策法规依据、组织原则依据、纪律规范依据等。在不超越和违背法纪规范依据的前提下，才能将原则性与灵活性结合起来，因此，我国秘书协调对重大问题的协调，强调在领导者授权后并在领导的指导下进行，强调协调者必须提高政策法规水平，强调秘书协调中工作行为的规范性。
西方国家社会管理中也注重依法管理，但政府对经济和管理事务仅在宏观调控方面比较注重，在微观方面干预比较少的情况下，秘书协调更具灵活性。美国和西欧的秘书人员，在领导不在时，可以相机处理比较重要的事务，可以协调一些比较重要的矛盾和问题。秘书在领导不在场的情况下，秘书按领导一贯的工作方式和思路代表领导进行协调，被认为是秘书展现才干、取得领导者赏识的极好机会。日本在这方面则控制较为严格，未经领导人认可秘书不得擅自处理和协调问题。
西方国家秘书协调，更侧重于使用电话、接待来访者以及处理人际关系方面的协调。
中外秘书协调领导安排一般要遵循以下原则：一是必须围绕领导工作中心，突出重点。领导人的工作在不同时期、不同阶段，有不同的工作中心和重点。二是必须建立有关制度，做到领导日程安排规范化。也就是要根据领导人的分工范围，明确规定哪一类公务活动应该由哪些领导人参加，哪些公务活动不安排领导人参加，避免出现随意性。三是必须注重实施。要避免和克服形式主义，避免一般性活动过多面分散领导精力，干扰领导人的主要工作。四是必须征求领导人的意见，并由领导人最后审定，决不能由秘书及秘书部门包办代替。
在我国，领导人活动安排中，特别强调整个领导成员活动安排的协调有序性。要保持领导成员之间的沟通不能中断；要保持机关日常事务有领导成员主持；要尽可能保持领导成员的办公会议全额到会等等。西方国家领导人活动安排，虽然也比较注重上述方面，便更强调领导人活动的灵活性。如日本公司的总经理要外出参加社会公共活动，公司的会议就必须延期，这样一来，有关部门或出席会议的其他负责人的活动安排也必须作相应的更改。
中外授权方式的相近之处。中外秘书完成领导交办事项，一般都要经过领导人授权。其相近之处：一是确定性授权，即领导人将任务的内容、处理的目的、要求、步骤和办法都在授权时明确地向秘书指出，秘书只要按照领导人的明确指示去办理，就能完成领导交办的事项。如果秘书在完成任务的过程中需要对领导指示进行调整和改变，必须向领导请示，在得到领导的认可后才能调整，不能擅自做主。二是弹性授权，即领导人指出授权范围、处理原则；而具体的处理程序和处理办法，由秘书人员自行处理。这是对有一定工作能力和经验的秘书采用的授权方式，秘书必须具有一定灵活便通能力并能准确把握处理问题的原则。三是不确定授权，即领导人只指出要解决的问题，让秘书全权去处理。在处理问题的原则，使用权力的大小、处理程序和具体办法上，领导人都不作规定，由秘书人员自行做主，领导人只要求问题得到圆满的解决。这种授权方式是领导人对其秘书工作能力、忠诚程度高度信任的体现。秘书在处理这类事务时更要全身心地投入、高度认真负责、周密仔细地去圆满地完成工作任务，决不能辜负领导人的信任和希望。
无论是确定性授权，还是弹性授权和不确定性授权，都是针对具体工作任务而委授的一次性代行权力。特定的交办任务完成之后，这种委授的权力就自行消失，若再次遇到同类问题，未经领导人授权，秘书不得自行处理。这是对秘书的临时授予代行领导权与职能分工的权力分配的根本区别。
中外对秘书劳动成果认定和激励的异同
相同相近之处①影响秘书劳动成果的要素相近。秘书劳动成果的价值，要受其主观因素的制约。秘书的个人素质、工作作风、技术水平、责任感和敬业精神等主观因素对秘书劳动成果的价值大小起着关键性作用。而领导的信赖程度、工作指派的合理程度、各方面合作配合程度、组织气候和人际关系状况等客观环境条件，对秘书劳动成果的影响，特别是领导人信赖程度的影响，比其他职业要大得多。由于秘书的职业特点，社会关系方面的软件环境影响，要比物质的硬件环境影响更大。
从职能地位来看，中外秘书处于领导工作的辅助地位。而辅助地位上有广泛的领域和多级层次。若秘书个人素质好，知识全面，能力较强，能取得领导的信赖，秘书作为近身辅助者，不仅能协助领导者处理重要的公务，独当一面地完成领导交办的事务，在日常工作中为领导代劳，而且能为领导出谋划策，注重大决策中发挥智囊作用。
从职能范围来看，秘书总体上是为领导工作服务，领导工作需要他做什么就做什么，而领导者对秘书工作的指派往往根据其对秘书的信任程序和对秘书能力的评价来决定。在领导信任程度高、秘书能力强的情况，秘书公务辅助工作范围可以与领导活动的范围相契合；
从取得劳动成果的方式来看。由于秘书工作对领导工作的从属单位，和秘书部门处于决策层与执行层的中介位置，其劳动成果对客观软环境条件的依赖性要大于其职能工作。
②秘书劳动成果难以准确测定的相似这处。笼统地说，领导的劳动成果越大，其中蕴含的秘书的劳动成果也越大；领导的劳动成果小，蕴含在其中的秘书的有效劳动成果也小；但是，具体在领导劳动成果中秘书劳动成果占多大份额，千差万别，是很难测定出来的。
③秘书获取劳动成果的途径和客观效应的相似心之外。中外秘书获取有效的劳动成果有多种途径。按工作内容分，可从参谋建议、协助管理和事务服务三种途径取得劳动成果。在实践中，秘书有很多向领导提供有价值的参谋建议的机会，而且其参谋建议比其他工作人员更有针对性、全面性和综合性，更为及时和准确。这是因为秘书贴近领导，有共同的实践基础，了解领导的需要。秘书参谋建议的内容广泛，能产生多种效应。
补充日期: 2004-05-13 21:58:18
领导人旅行安排的差异之处：旅行目的差异
我国领导人的专职秘书为其领导人旅行进行具体安排和提供随行服务，主要指的是领导人的公务旅行，包括领导人外出考察、调研、会谈、开展其他公务等；一般人不包括领导人的私人旅游观光和探亲访友。
第十二章
中外秘书职业环境差异的历史文化因素上的差异
我国与西方历史文化上的差异对秘书工作的影响也是不可忽视的，如以“仁”为中心的儒家思想虽然在历史上受到过多次冲击，但至今仍不同程度地影响着人们的思想观念。“仁”以及由此衍生的“义”、“忠”、“信”、“守”等转化为“严守机密”、“不求名利”、“吃苦耐劳”、“克已奉公”等职业道德。这是我国秘书的传统美德。同时，应该看到，我国传统文化中的糟粕如等级观念上智下愚等对秘书工作的消极影响也是不可抵估的。西方资本主义已经存在了几百年，个人本义、利已主义、资产阶级民主自由思想影响极大。西方秘书人员自主择业，谋求实现自身价值和利益，并与其雇主双向选择，合则留，不合则去，已成为传统。这是与我国有显著区别的；另外，在整个社会历史文化方面，差异也较大。
通过上述比较，我们不难看出我国以党政公务秘书为主体的秘书理论与实践，与西方以私营公司秘书为主体的秘书理论与实践之间的差异性，以及以东方悠久的官治式吏员文化发端的中国秘书活动，与西方资本主义雇佣文化发端的公司秘书活动的差异性。
一、中外秘书性活动产生的共同基础：人类群体活动的需要
二、中外秘书性活动作用的共同这处：都是社会管理不可缺少的环节
三、中外秘书的工作职业化的异同
1776年，美国独立战争时期，华盛顿身边已配备了秘书官职。1789年法国资产阶级大革命后，西方政府机构中已设置了秘书官职，有了官方秘书，随之也出现了私人秘书。1793年前后，法国雅各宾党人专政时，其省领罗伯斯庇尔就使用了私人秘书。1804年，拿破仑也使用了秘书。此时，配备秘书已成为领袖人物的时尚，竞相效仿，以配备秘书为荣，而有人也以做显赫人物的秘书为荣。
我国有现代意义的“秘书”的出现，受欧美发达国家的影响。1912年元月，我国第一个资产阶级民主政权——孙中山先生主持的南京临时政府根据《中华民国临时政府组织法大纲》的规定，在总统府设立了秘书处。各部和各省部督府也设立了秘书机构和配备了秘书人员。
四、中外秘书工作职业化有益于现代管理系统
现代职业化的秘书活动，与历史上官吏性秘书活动的显著区别，一是秘书活动范畴，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的社会生产实践和科学文化活动中。二是秘书有了办文、办会、办事，综合处理信息资料，推行日常公务等特定的职业内容；有了秘书职业技能培养教育体系和资格考核体系；有了指导秘书从实践的秘书工作理论系统和秘书行业协会、学会，还有国际性秘书行业组织。这是官吏性秘书时代所不具备的。三是秘书辅助活动是非权力性服务活动，起到参谋助手、综合协调、沟通联络、分忧代劳等作用。
2、西方对秘书性别的要求
首先，女性的一般特征比较适应秘书工作的职业特征。任何职业都有其区别于其他职业的特殊性，而心理学研究证明，不同的性别规定了个人的行为、性格、感情等一般特征的差异性。因此，西方有不少职业出于本身的特征而对任职的性别做出相应的规定，以便使任职者的一般特征适合职业特征的需要。作为一种职业，秘书工作本身具有一些特殊的性质，如服务性、辅助性、机要性、综合性等，但其中最突出也最重要的是辅助性和服务性，在相当程度上可以说秘书工作首先是一种辅助和服务性职业，因为秘书工作的全部内容和根本目的说到底是为雇主或领导者提供综合公务辅助和服务。相地于男性而言，女性工作比较耐心细致，行为比较文雅谨慎，性格比较温柔和顺，感情比较细腻丰富，并富有同情心和人情味，所以比男性更适宜从事辅助和服务性职业。
其次，女性的打字天赋具有一定优势。19世经70年代发明的字母是打字机，是“文化史上继造纸术和印刷这后的第三项重要文化工具的发明”。而据国外职业培训专家和心理学家的测定，女性的手指灵巧程度大大超过男性。男女分别打字实践也证明，女性的击键打字能力远远胜过男性。既然女性具有打字的天赋，而秘书工作又离不开打字，所以“打字的发明，为青年女性从事办公室工作创造了一种机会和需求，因为人们很快就发现女性特别适于担任秘书工作”。
第十三章
我国秘书人员的素质标准体系全面、系统，要求偏于理想化，有浓重的政治色彩，特别强调秘书活动的规范性、整体性。这也与我国秘书工作的政治性强的基本特征是一致的。
西方秘书素质标准与秘书工作实务更为紧密，立足于“实际如此”。
中外秘书素质标准的融合
我国秘书素质与国际接轨，应注重以下方面：一是面对我国秘书理论与实践的实际，具体分析哪些是我国秘书文化中的民族性精华，哪些已不适应现代秘书工作实际或不符号国际交往的要求。把诸如守职守纪、敬业安分、务实求真、诚恳友善、直言劝谏、自强自重等良好的素质传统继承发扬，把那些过高的要求或脱离实际的东西加以摒弃；二是针对我国国际交往的现实需要和未来发展的要求，借鉴西方发达国家的秘书素质体系，吸取其合理部分和国际交往惯例，国际合作与交流的有关法规、要求及礼仪，文电往来，会谈、会见程序方法和交际艺术等，纳入和充实到我国现有的秘书业务技能和素质系统中去；三是根据现代管理和办公自动化的需要，加强我国秘书人员的知识素质、能力结构；四是随着管理实践的发展和现代领导对秘书辅助需要的变化，不断有针对性地调整和强化我国秘书人员的素质结构，动态调整和制定新的素质标准，使秘书的素质标准更加贴近不断发展的秘书工作实践，并在实践中发挥重要的指导作用。
秘书素质标准是对秘书活动主体提出的知识、能力、气质、人格、作风等方面的要求，是秘书生活主体主观方面素质的标准化反映。它必须与秘书活动客体——秘书工作和秘书活动环境形成有机契合，符合秘书工作和秘书活动环境的需要，并随秘书工作和秘书环境的发展而调整、发展。
二、人才选用标准的异同
文字处理能力、综合办公室能力是各国选用秘书的共同要求。美国《韦氏秘书手册》在谈到“基本能力和必备知识”时指出，“秘书是所有行业中第一流的文字处理能手。流畅的语言，对秘书来说，不仅在转述上同等重要。能够娴熟使用电话，给其他雇员以清晰的指示”。“准确无误地撰拟和处理信函，从容优雅地会见宾客和陌生人”。
美国国家秘书协会（现在称“国际专职秘书协会”）设立了“秘书专业证书”（CPS）项目，由专门学校主持考试并发给证书。考试合格者，可以获得行政管理专业证书，可在信头或自己署名后缀C.A.MP字样。
中法高级秘书培养的异同：
在法国，已故总统戴高乐尽管是行伍出身，但它深知一个高效的“文官政府”对长治久安的重要性，而高质量的秘书人才，又是政府运转中不可缺少的关键组成部分。由于秘书工作很少有人一辈子干到底，而有很大的流动性，所以他考虑到建立一种有竞争性的教育体制，形成“秘书——文官——中高级官员”一体化的干部培养模式。1945年10月，担任法国临时政府主席的戴高乐将军签署了一项法令，筹办法国国立行政学院。其宗旨是：全力培养从秘书做起的国家管理人才。具体的目标则是，培养出一批优秀的领导人才，建立科学的、富有活力的培养程序，摒弃法国历来的行政机构愚腐、官僚习气严重的弊端，达到在国家行政管理机构中树立新风尚、新秩序的目的。
相比而言，我国对培养一般秘书人才与培养高级秘书人才没有区别开来，是起点较低，数量较大的培养模式。高级秘书人才要从一般秘书人员或其他工作人员中择优挑选。这样的培养模式，注重了从实践中选拔高级秘书人才，但周期较长，而且没有形成对高级秘书人才进行专门化培养的体制。因此，物色年轻的、受过专门职业训练的高级秘书人才比较困难。
法国国立行政学院培养高级秘书人才是高起点、小批量的培养模式，是以专门培养高级秘书进而择扰培养中高级行政官员为目的的。这种培养模式，把培养一般秘书人才与培养高级秘书人才区分开来，有利于培养更年轻的高级秘书，这比较符合秘书的职业特点；同时，这种“秘书——文官——中官级官员”一体化的培养模式，合理利用了秘书是领导的近身助手，参与领导实践活动比较多，便于学习领导工作方法、领导艺术和形成全面思考问题、进行决策、指挥等领导科学知识的职业优势。这种教育模式，对培养优秀的中高级年轻官员，是有积极意义的。
法国国立行政学院的教学与其他高校不同。该校在第一年不在课堂上课，而把学生分派到各级行政机构去担任见习行政人员。大多是到省市行政区去担任省长、市长的“见习办公室主任”，个别人还可以担任驻外大使的“见习秘书”。学生担任“见习行政人员”有职有权，甚至在上司不在时，有权处理公务，可以主持一般的“公民接待”，也可以根据有关规定签署某种法令、法定。学生学习有法律给予的保障。实习的导师就是实习所在单位的最高官员，学院不另派教师指导。这样“真刀真枪”的实习之后，每人交一篇实习论文，不准空谈理论，只能总结一年中遇到哪些重要问题以及加何处理，再从法律、政治、经济等角度，升华到理论，进行高度概括。在校上课期间，这些论文进行广泛地交流，从专业知识的角度，进行深入地研究。这种独特的教学方法，真正遵循了“实践——理论——实践”的原则，学习的知识扎实，动手能力和理论水平能够使学生在在校期间得到有效的提高，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出高级秘书人才。
我国秘书专业的毕业生，大多要从一般办事员干起。一是因他们大部分尚不具备干重要秘书工作的实际能力；二是因为“论资排辈”的传统的困扰。
总体来说，法国国立行政学院对“秘书——文官——中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制，理论密切联系实际的教学方式等，有很多是值得我们借鉴的东西。这不仅对秘书人才培养分出层次，以满足不同管理级别的需要，而且为高级秘书人才和中高级行政官员的年轻化，找到了一条有效的途径。这对我国高级秘书人才和各级管理人才年轻化问题，在培养教育模式方面是有参考价值的。
中德外事秘书培养的异同：
随着德国经济、科技实力的迅速提高，其职业教育已从“工艺型”、“技能型”向“高科技脑力型”方向发展。德国公民已开始逐渐脱离笨重体力劳动的行列，培养“白领阶层”的“欧洲秘书”成为该国解决女青年就业问题的一个重要手段。他们从1985年就开始着手运作，说服文科中学（相当于我国的重点中学）高中毕业的女学生及家长，改变报考一般大学的打算，进入大学附设的“欧洲秘书”培训班，进行两到两年半的职业培训。
比较之下，中德两国外事秘书人才培养目标均与本国的发展战略紧密联系在一起。我国外事秘书人才教育由培养为政治和行政服务的党政机关外事秘书，逐渐转向为经济和管理服务的企业外事秘书；而德国则从培养为本国社会各阶层服务的秘书逐渐转向培养欧洲通用型秘书和驻外企业秘书。
德国“欧洲秘书培训班”在教学中引进了择扰，淘汰的竞争机制。他们把整个培训时间划分为三个阶段。第一阶段为半年，培养掌握一般秘书工作知识、技能，严加考核，不允许补考。不合格者，一律淘汰，失去继续深造和出国求职的机会，但可在国内低层次秘书工作岗位去谋求就业。第二阶段是“欧洲秘书预备班”，时间为一年，强化训练英、法及其他欧共体用语言，同时学习德语文书，信函处理技术、办公自动化设备使用技术等。学习结束后，由全德“欧洲秘书协会”及“国际贸易协会”两方面联合考核，发给证书，过关者进入第三阶段，也就是“欧洲秘书强化班”，又称“外语秘书班”学习。被第二阶段淘汰者，发给“普通秘书”证书，可在国内就业或在国外自谋职业。进入“欧洲秘书强化班”，也就是第三阶段后，再学习一年时间，主要课程学习欧共体各国的经贸用语、日常会话及历史、文化、民俗、世情方面的基本知识，同时以西班牙语作为第三外语强化训练，达到要求经考核合格者，发给国家认可和欧共体各国承认的“欧洲秘书证书”，可在欧共体各国顺利就业。
德国欧洲秘书教育除了分三阶段培养的择优外，在开设课程上也很有特色。对作为“选修课”的实践性技术操作课程，如速记、打字、办公计算机程序处理以及外语的口语、笔译却格外重视，每门选修课都有确定指标，速记每分钟最少达到120个音节，打字每分钟200-220键。在语言能力上，英语要求学习了7年以上的证书，法语要求有学习了5年以下的证书，加上德语，可以说“初通三国语言”才能进入“欧洲秘书培训班”。进校以后，对外语采取缺啥补啥，进行强化训练，要求英语或法语的口述同步打字，每分钟不得少于150键才能过关。
德国“欧洲秘书培训班”招生对象是“清一色的女生”，符合“秘书职业女性化”的新趋势。
第十四章
中美秘书工作比较
秘书是为领导工作服务的，在决策与执行期间上传下达，处理文书档案和行政事务等基本内涵是相同的。但从管理实践中起到的作用来看，也存在着差异。我国偏重于综合性公务服务，美国则强调“起到行政助理作用”，并明确提出“秘书实际上处于负责人的地位”，并要“委派更多的责任”和“要授予更多的执行权力”。可见，两国秘书在管理系统中的地位与权责是有差异的。我国实行集体领导制，主要领导者周围有数目不少的副职领导和各位职能负责人。秘书只是领导群体的综合性公务服务人员。而美国管理组织中主要领导人的权力比较集中，其秘书人员大多只对主要领导人个人负责。由此，秘书往往为其领导分担执行性管理事务和被授予部分责任和权力。中美秘书的这种差异，正在缩小。随我国机构改革，不少组织减少了副职，由秘书承担起“行政助理”的任务。
中美秘书职能差异的历史渊源与现实基础
我国现代秘书理论与实践是由我国古代政权机构中的官僚和吏员办文办事、辅助统治者的秘书性活动的经验和理论发端的。我国20世纪80年代初兴起的当代秘书学则是以党政机关秘书工作为主要研究对象逐步形成发展的。秘书性活动以撰制与办理文书档案、辅佐最高统治者为主要标志。古代秘书史上记载的秘书性人物，大多是有一定权力和职位的官吏，其秘书性活动与封建国务管理密不可分。
美国现代秘书工作及其理论，可以说形成于19世纪末20世纪初兴起的科学管理，是大机器生产发展到一定程度，公司经理们对纷繁的管理事务难以独胜其劳迫切需要近身助手的产物，秘书是商品经济发展到一定阶段为弥补管理者精力、智能和时间等方面的不足而专设的综合辅助性办公人员。
通过比较分析，可以说，由于我国秘书工作及其理论带有治世理政的严密性、规范性和承继性，美国秘书工作及其理论带有与经营管理相适应的多样性、效率性和机变性。
中英秘书工作比较：
英国“秘书”的含义有三个层次：一是主事者身边公务服务人员和办事助手；二是非盈利社团中义务操办日常事务的负责人；三是政府官员。由于历史背景和社会发展道路的不同，我国古代秘书官吏向现代秘书演化也与英国有所不同。首先，我国古代秘书官吏没有能与英国对那样同步三个方面的演化，而最先发展的是公务组织机关领导人的助手——公职秘书，也就是党政机关、企事业单位的秘书。
英国国家系统的“秘书”，是国家管理系统的一种职位，按其政府人事行政管理制度，分为两类：一类是政务官、一类是事务官。前者指名为秘书，实为部长或官员。后者指行政执行层次的官员，包括政务部以下的各级官员，其任务是按政府决策处理日常公务，这些事务是职业化、常任制的，不与内阁共进退，在政府各部的政务官员，即部长（国家秘书）的领导下执行日常行政管理事务。这些普通行政人员分为四级：一是行政级，包括次长、司长、副司长、助理司长、科学等，其职责是辅助部长和协助领导机关制订、草拟政策法令，联系操办和协调各级行政事务，负责机关内行政人员的考核与监督；二是执行级。这是指中下层干部，其职责是对次要的提案进行初步审查分级。这是指中下层干部，其职责是对次要的提案进行初步审查分析，解决和处理行政公务中可能出现的问题，主持次要工作的进行等等；三是文书或办事员级，主要任务是按一定法规、指示处理具体事务，按照具体格式准确记录、回答问题及统计资料；四是打字、资料和计算机操作级。这一类大多是雇佣的女性工作人员，主要从事抄写、打字、计算机统计、接电话等工作。
比较之下，英国的常务秘书在某些方面相当于我国的秘书长的职权，在决策中发挥信息综合和运筹策划作用，但我国秘书长不是常任制的，往往和行政首长一样换届更替。从保持行政的连续性和政策的承继性来看，英国的常务秘书能起到特殊的作用。
日本秘书工作更多的是个体秘书活动方式，虽然也有综合性办公部门，但日本秘书著作大多论述的是秘书个体活动。
中苏秘书工作机构的异同：苏联大机关设“办公厅”，中国大型机关也设办公厅，不同的是我国的办公厅一般设有“调研处”或“政策研究室”，近几年又设了“信息处”、“公关接待处”等机构。
第十五章
中外墓室收集处理管理信息的异同
收集相同管理信息，是中外秘书的共同任务。我国与外国秘书特别是西方秘书特别是西方秘书处理信息的相同相近之处具体体现在以下方面：
①理论依据的相同之处。中国和西方秘书信息工作，都是依据现代信息论、系统论、控制论等现代科学原理。各国秘书工作中，都十分重视信息的客观真实性、时效性、目的性、可传递性、共享性等特征；注重各类管理信息的政策性、机密性、系统性、动态发展性等，以便科学合理地为领导工作服务。
②基本性质的相近之处。因此，秘书信息工作一是具有服务性。二是从属性。三是广泛性。四是综合性。五是时效性。
③基本环节的相近之处。中外秘书信息工作都有信息的收集整理、传递、反馈、存储和提供利用等基本环节。
④基本方法的相近之处。一是反映在信息工作各环节的操作方法有相近之处。二是反映在获取信息的方法上。中外秘书都注重借助各种信息网络获取信息。三是反映在信息综合分析的方法上。中外秘书在信息综合分析中，都注重分类分析和综合归纳，注重运用系统分析法、逻辑分析法、动态分析法、纵向比较分析法、横向比较分析法、计划完成程度分析、静态平均数分析、数据预测方法、平均发展速度规则法、指数平滑法、季节预测法、专家意见法等分析研究方法。四是反映在信息处理的基本手段上。中外秘书信息工作中，都注重了运用以电子计算机为中心的现代信息系统。
蹲点调查是颇有中国特色的一种调查方式。这种调查不仅有利于深入具体地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部与群众的关系培养调查者的吃苦耐劳精神。
西方国家秘书在运用调查手段获取信息时，往往侧重于运用民意测验即问卷调查方式。调查者根据调查目的和要求设计调查问卷或调查表，发给被调查者填写，然后根据收回的调查问卷或调查表，进行统计、分析。
中外秘书协调的地位相近。中外秘书都是其领导者身边的综合辅助者，秘书协调都处于辅助地位。无论处理哪一方面的协调事务，秘书都不能自作主张地采用发号施令的方式，秘书没有法定的指挥权力。因此，秘书协调往往是在领导授权的范围内进行，往往是向协调对象进行信息沟通、理性说服，以消除或缓解矛盾纠纷，恢复协调状态。中外秘书协调都带有非权力支配性特征。中外秘书工作的职能范围相当广泛，既有自身的业务工作，又有领导人交办的事项；既有组织内部的办公、办会、办事等活动，又要与组织外部各相关方面联系与沟通，一旦遇到失调现象，都要根据组织利益目标和领导意图进行协调。秘书的具体工作职责中大多没有具体规定其协调的范围，但若遇到有关失调现象，都要根据领导工作的需要尽到自己的协调责任。中外秘书协调都具有非职责限定性。
中外秘书协调的地位差异之处
协调依据的差异之处。中外秘书协调都要以组织利益目标和领导意图为依据。而我国秘书协调过程中，还要充分地把握政策法规依据、组织原则依据、纪律规范依据等。在不超越和违背法纪规范依据的前提下，才能将原则性与灵活性结合起来，因此，我国秘书协调对重大问题的协调，强调在领导者授权后并在领导的指导下进行，强调协调者必须提高政策法规水平，强调秘书协调中工作行为的规范性。
西方国家社会管理中也注重依法管理，但政府对经济和管理事务仅在宏观调控方面比较注重，在微观方面干预比较少的情况下，秘书协调更具灵活性。美国和西欧的秘书人员，在领导不在时，可以相机处理比较重要的事务，可以协调一些比较重要的矛盾和问题。秘书在领导不在场的情况下，秘书按领导一贯的工作方式和思路代表领导进行协调，被认为是秘书展现才干、取得领导者赏识的极好机会。日本在这方面则控制较为严格，未经领导人认可秘书不得擅自处理和协调问题。
西方国家秘书协调，更侧重于使用电话、接待来访者以及处理人际关系方面的协调。
中外秘书协调领导安排一般要遵循以下原则：一是必须围绕领导工作中心，突出重点。领导人的工作在不同时期、不同阶段，有不同的工作中心和重点。二是必须建立有关制度，做到领导日程安排规范化。也就是要根据领导人的分工范围，明确规定哪一类公务活动应该由哪些领导人参加，哪些公务活动不安排领导人参加，避免出现随意性。三是必须注重实施。要避免和克服形式主义，避免一般性活动过多面分散领导精力，干扰领导人的主要工作。四是必须征求领导人的意见，并由领导人最后审定，决不能由秘书及秘书部门包办代替。
在我国，领导人活动安排中，特别强调整个领导成员活动安排的协调有序性。要保持领导成员之间的沟通不能中断；要保持机关日常事务有领导成员主持；要尽可能保持领导成员的办公会议全额到会等等。西方国家领导人活动安排，虽然也比较注重上述方面，便更强调领导人活动的灵活性。如日本公司的总经理要外出参加社会公共活动，公司的会议就必须延期，这样一来，有关部门或出席会议的其他负责人的活动安排也必须作相应的更改。
中外授权方式的相近之处。中外秘书完成领导交办事项，一般都要经过领导人授权。其相近之处：一是确定性授权，即领导人将任务的内容、处理的目的、要求、步骤和办法都在授权时明确地向秘书指出，秘书只要按照领导人的明确指示去办理，就能完成领导交办的事项。如果秘书在完成任务的过程中需要对领导指示进行调整和改变，必须向领导请示，在得到领导的认可后才能调整，不能擅自做主。二是弹性授权，即领导人指出授权范围、处理原则；而具体的处理程序和处理办法，由秘书人员自行处理。这是对有一定工作能力和经验的秘书采用的授权方式，秘书必须具有一定灵活便通能力并能准确把握处理问题的原则。三是不确定授权，即领导人只指出要解决的问题，让秘书全权去处理。在处理问题的原则，使用权力的大小、处理程序和具体办法上，领导人都不作规定，由秘书人员自行做主，领导人只要求问题得到圆满的解决。这种授权方式是领导人对其秘书工作能力、忠诚程度高度信任的体现。秘书在处理这类事务时更要全身心地投入、高度认真负责、周密仔细地去圆满地完成工作任务，决不能辜负领导人的信任和希望。
无论是确定性授权，还是弹性授权和不确定性授权，都是针对具体工作任务而委授的一次性代行权力。特定的交办任务完成之后，这种委授的权力就自行消失，若再次遇到同类问题，未经领导人授权，秘书不得自行处理。这是对秘书的临时授予代行领导权与职能分工的权力分配的根本区别。
中外对秘书劳动成果认定和激励的异同
相同相近之处①影响秘书劳动成果的要素相近。秘书劳动成果的价值，要受其主观因素的制约。秘书的个人素质、工作作风、技术水平、责任感和敬业精神等主观因素对秘书劳动成果的价值大小起着关键性作用。而领导的信赖程度、工作指派的合理程度、各方面合作配合程度、组织气候和人际关系状况等客观环境条件，对秘书劳动成果的影响，特别是领导人信赖程度的影响，比其他职业要大得多。由于秘书的职业特点，社会关系方面的软件环境影响，要比物质的硬件环境影响更大。
从职能地位来看，中外秘书处于领导工作的辅助地位。而辅助地位上有广泛的领域和多级层次。若秘书个人素质好，知识全面，能力较强，能取得领导的信赖，秘书作为近身辅助者，不仅能协助领导者处理重要的公务，独当一面地完成领导交办的事务，在日常工作中为领导代劳，而且能为领导出谋划策，注重大决策中发挥智囊作用。
从职能范围来看，秘书总体上是为领导工作服务，领导工作需要他做什么就做什么，而领导者对秘书工作的指派往往根据其对秘书的信任程序和对秘书能力的评价来决定。在领导信任程度高、秘书能力强的情况，秘书公务辅助工作范围可以与领导活动的范围相契合；
从取得劳动成果的方式来看。由于秘书工作对领导工作的从属单位，和秘书部门处于决策层与执行层的中介位置，其劳动成果对客观软环境条件的依赖性要大于其职能工作。
②秘书劳动成果难以准确测定的相似这处。笼统地说，领导的劳动成果越大，其中蕴含的秘书的劳动成果也越大；领导的劳动成果小，蕴含在其中的秘书的有效劳动成果也小；但是，具体在领导劳动成果中秘书劳动成果占多大份额，千差万别，是很难测定出来的。
③秘书获取劳动成果的途径和客观效应的相似心之外。中外秘书获取有效的劳动成果有多种途径。按工作内容分，可从参谋建议、协助管理和事务服务三种途径取得劳动成果。在实践中，秘书有很多向领导提供有价值的参谋建议的机会，而且其参谋建议比其他工作人员更有针对性、全面性和综合性，更为及时和准确。这是因为秘书贴近领导，有共同的实践基础，了解领导的需要。秘书参谋建议的内容广泛，能产生多种效应。
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